Zmienny chaos

Wielokrotnie w moich wpisach pojawiał się temat powiązania zmian z różnymi elementami, takimi jak komunikacja, status, zarządzanie ryzykiem, zakres zmiany, luki w procesie itp. Starałem się przytoczyć przykłady, możliwe przyczyny, jak i zastanowić się nad rozwiązaniami. Przykłady łatwo można było sobie wyobrazić. Jednak nigdy nie skupiłem się na częstotliwości zmian w kontekście ich zakresu. Postaram się to dziś nadrobić, wspomagając sieiagramem znalezionym w prezentacji na Uniwersytecie w Eindhoven.

Autor (Wil van der Aalst) diagramu wskazuje w przyjazny sposób jaka jest zależność między częstotliwością wprowadzania zmian oraz wpływem wdrażanych zmian. Na diagramie pojawiają się dwa skróty: BPR oznaczający Business Process Reengineering (więcej o tzw. reinżynierii procesów biznesowych w wpisach z 2008 i 2010r.)  oraz CPI oznaczający Continuous Process Improvement (o czym więcej w jednym z kolejnych wpisów).

Z powyższego diagramu wynika, że jak próbuje się wykonywać zmiany często i mające duży wpływ to wtedy następuje chaos. Jest to bardzo dobre określenie sytuacji, która może nastąpić w przedsiębiorstwie. Możemy mówić o następujących obszarach problemów.

• Ludzie – co mają robić ludzie? Jak postępować? Jakie procedury/regulacje obowiązują w danym momencie? Kto działa wg nowych zasad? Gdzie powinienem zgłaszać problemy? Z kim współpracuję?
• Komunikacja – kiedy i jaką zmianę należy zakomunikować? Kto jest odpowiedzialny? Co, od kiedy i do kiedy obowiązuje? Czy informacja jest jeszcze aktualna?
• Kontrola – jak skontrolować sposób postępowania? Jak sprawdzić czy procesy działają poprawnie? Co jest punktem odniesienia dla obecnego procesu? Czy dana obserwacja jest wynikiem błędnego procesu czy okresu przejściowego?
• Dane – Gdzie są dane? Gdzie powinniśmy przechowywać dokumenty? Kto jest za to odpowiedzialny? Która baza jest źródłem danych a która jest wtórna? Jak wygląda proces przenoszenia, migracji danych?
• Klienci – Którzy są odbiorcami produktów firmy? Jakie informacje uzyskują? Jakie są produkty, za jaką cenę i w jakim czasie mogą pozyskać? Czy otrzymują informację zgodną z komunikacją wewnętrzną? Czy wiedzą czego mogą oczekiwać? Czy sobie radzą w nowym systemie, z nowymi wymogami?

Nad taką sytuacją jest trudno zapanować, dlatego przed wdrożeniem zmian warto przeanalizować wpływ planowanej zmiany oraz termin jej wdrożenia. Mówiąc termin mam na myśli przede wszystkim to, czy zmiana nie jest realizowana zbyt wcześnie po ostatnich zmianach, czy ludziom udało się dostosować do nowych zasad. Nie będę się powtarzać, że ważna jest dwukierunkowa komunikacja (o czym pisałem w swoim artykule). Można wymieniać kolejne obszary, bardziej lub mniej szczegółowe. Jednakże mogą jedynie pokazać jeszcze większy obraz chaosu. Powyższa lista myślę, że jest wystarczająca.

Reklama