1 czerwca 2020, to nie tylko Dzień dziecka, który z jednej strony powoduje radość u wielu dzieci, ponieważ dostały prezenty lub mają zaplanowane inne aktywności niż zwykle, a z drugiej strony „wymusza” na rodzicach/opiekunach inną organizację pracy w tym dniu. To także początek tygodnia, miesiąca oraz okresu, w którym pracownicy różnych firm biorą swoje pierwsze wakacyjne urlopy. To także dzień będący początkiem sprintu dla wielu zespołów, zarówno tych sprintów trwających miesiąc, jak i dwa tygodnie. Osoby, które planują pracę w tych zespołach, biorą pod uwagę różne elementy, wpływających na capacity zespołu (czyli tzw. dostępność zespołu lub pojemność zespołu).
Podczas planowania sprint, capacity zespołu, co wskazałem jako element wejściowy do kroku „Wybierz elementy z backlog” na diagramie w poprzednim wpisie (oraz poniżej), determinuje to ile pracy można zaplanować na najbliższy sprint. Osoba przygotowująca planowanie, czyli przeważnie product owner, podczas weryfikacji capacity zepsołu, bierze pod uwagę takie elementy jak (są to przykłady, mogące wystąpić w różnych zestawach):
- planowane nieobecności (urlopy, szkolenia, konferencje itp.),
- nieplanowane wcześniej nieobecności (choroby/zwolnienia, opieka nad dzieckiem),
- długie weekendy/dni wolne od pracy,
- wydarzenia firmowe, wymagające obecności członków zespołu,
- odejścia pracowników na koniec poprzedniego miesiąca lub zaplanowane na najbliższy sprint (czas potrzebny na przejęcie wiedzy a nie na prace związane z rozwojem produktu),
- informacje z retrospektywy sprint,
- uzgodnienia wewnątrz organizacji dotyczące na przykład ograniczonego udziału niektórych członków zespołu w pracach danego zespołu,
Uwzględniając to, że tych elementów wpływających na capacity zespołu jest wiele a sama czynność weryfikacji ma ogromne znaczenie dla możliwości wytwórczych zespołu, postanowiłem wydzielić na diagramie procesu planowania sprint, który przygotowałem w ramach wcześniejszego wpisu (uwzględniając kroki 1*,2*,3* z wpisu o zdalnych ceremoniach), dwa dodatkowe kroki (oznaczone czarnym tłem) . Na diagramie oznaczyłem, że te dwa zadania są „pochodną” danych wejściowych do wskazanego powyżej kroku procesu („Wybierz elementy backlog„).
Pierwszy: Zweryfikuj capacity
Krok ten ma miejsce przed samą ceremonią, w ramach przygotowania. Jest wykonywany na bazie dostępnych na dany moment informacji o capacity zespołu. Atualność powinna zostać zweryfikowana wspólnie z zespołem deweloperskim podczas samego planowania. Product owner bierze pod uwagę wskazane powyżej elementy i dostosowuje swoją propozycję prac na najbliższy sprint.
Patrząc dodatkowo na dotychczasową prędkość zespołu, napotkane problemy, zakończone i niezakończone zadania, może zadecydować o przesunięciach zadań między planowanymi sprintami, rezygnacji z pewnych zadań lub przygotowaniu innego podejścia do określonych zadań. Może także wytypować zadania, które wymagają ponownego refinementu. Jest to propozycja kolejności – można ustawić kroki wskazane na diagramie w ramach przygotowania ceremonii w innej kolejności. Propozycja przygotowania przed ceremonią jest efektem różnych zasygnalizowanych działań, pamiętając o tym, że ostateczny zakres sprint backlog zostanie ustalony dopiero podczas właściwej ceremonii.
Drugi: Potwierdź capacity
Podczas samej ceremonii następuje potwierdzenie planowanych nieobecności, przyjętych założeń oraz ewentualna aktualizacja o informacje przekazane w ramach zespołu. Zespół wymienia się wewnętrznie informacjami o nieobecnościach i określa swoją dostępność. Działanie to zaproponowałem na diagramie po przedstawieniu propozycji planu sprint. Uzasadniam to tym, że zespół może lepiej osadzić to, co wie o dostępności członków zespołu i na przykład odnieść się do określonych zadań, że ich nie ruszymy bez udziału określonej osoby lub bez rozwiązania problemu, którym ta osoba się zajmowała.
Teoretycznie takie informacje powinny zostać przekazane na koniec poprzedniego sprint – jednak w momencie planowania może to okazać się bardziej lub mniej kluczowe, bazując na wizji zespołu odnośnie realizacji proponowanych zadań. Jest to propozycja – kolejność można zamienić. Istotne jednak jest następny krok, w którym bazując na tych ustaleniach, następuje aktualizacja elementów a następnie potwierdzenie ich kompletności.
Modelowanie procesów biznesowych 