Diagram venna w akcji

Ostatnio robiłem zakupy przez Internet. Wybrałem, złożyłem zamówienie, zapłaciłem i czekałem na dostarczenie. Wg informacji w sklepie, realizacja zamówienia miała trwać 2-3 tygodnie, więc cierpliwie czekałem. Oczekiwałem standardowego procesu jak na poniższym diagramie. Status zamówienia się zmienił, a przesyłka nie dotarła. Po jakiś 2 tygodniach kontaktuję się ze sklepem i jak się okazało, przesyłka utknęła u pośrednika (krok zaznaczony na czerwono).

Zastanówmy się jakie możliwości miał sklep przy wystąpienia tego wyjątku . Możliwe są na przykład rozwiązania:

• poszukiwanie przesyłki,
• zwrot gotówki,
• wskazanie, że mam dalej czekać,
• ponowna wysyłka towaru.

Równocześnie mógł dysponować czasem pracownika (do realizacji poszukiwań), wolnymi środkami (do zwrotu gotówki) oraz towarem na stanie (do ponownej wysyłki). Każde rozwiązanie ma inny wpływ na klienta – brak realizacji sprzedaży (zwrot gotówki), zniechęcenie klienta (ze względu na potrzebę dalszego oczekiwania), zadowolenie z szybkiej reakcji (ponowna wysyłka towaru).

Do analizy możliwych rozwiązań można wykorzystać, wg różnych źródeł, diagram venna umieszczając na nim rozwiązania. Załóżmy, że celem sklepu jest szybkie rozwiązanie sprawy, osiągając zadowolenie klienta, ale przy braku środków w danym momencie do ich ewentualnego zwrotu. Próba prezentacji tej sytuacji znajduje się na diagramie. Rozwiązania (wraz z dodatkowymi) zostały umieszczone w odpowiednich miejscach diagramu. Pewne rozwiązania nie są w miejscach wspólnych, ponieważ nie ma zasobów do ich realizacji lub nie dają możliwości osiągnięcia oczekiwanego efektu.

Sklep zareagował poprzez ponowną wysyłkę towaru, czym bardzo mnie zaskoczył. Spodziewałem się z innego rozwiązania – potrzeby dalszego oczekiwania spowodowanej kontaktami z pośrednikiem lub oczekiwania, że jednak przesyłka dotrze na miejsce.

Reklama

Proces dla sprawozdań finansowych

Przeglądając poprzednie wpisy, trafiłem ponownie na sformułowanie “elektronizacja procesu„, a po wpisaniu go do wyszukiwarki z czystej ciekawości, trafiłem na artykuł o przygotowywaniu spawozdań finansowych. Dokładnie chodziło o artykuł dot. zmiany procesu przygotowywania sprawozdań finansowach z papierowego/ręcznego na bardziej zautomatyzowany, oparty o dane przechowywane w formie elektronicznej.

Z jednej strony procesu, na tzw. wejściu mamy spływające dane finansowe od różnych podmiotów (tzw. dostawców) oraz obowiązując reglacje (m.in. Ustawa o rachunkowości, MSSF itd.). Z drugiej strony, odbiorców/klientów, np. podmioty regulujące działanie rynku finansowego, do których są przekazywane sprawozdania w określonym formacie, tworzące tzw. wyjście. Zebranie danych, przygotowanie sprawozdań i przekazanie w ustalonym formacie stanowią proces. Wskazane obiekty oraz kroki to elementy SIPOC. Na poniższym diagramie przedstawione jest to wizualnie.

Taki proces może odbywać się ręcznie, w oparciu o dostępne narzędzia. Jeżeli jednak chcemy go usprawnić, zautomatyzować czy ustandaryzować, z pomocą przychodzi język XBRL. XBRL (ang. Extensible Business Reporting Language) jest standardem opracowanym do realizacji takich działań jak: usprawnienie wymiany, interpretacja, analiza i prezentacji sprawozdań gospodarczych (nie tylko finansowych). Można powiedzieć, że XBRL to język do modelowania sprawozdaw czości finansowej. Jego zastosowanie pozwala na realizację zasygnalizowanych powyżej celów. Istotne jest to, że stosowanie takiej ustandaryzowanej formy to także oszczędność czasu i kosztów w podmiocie, co obecnie ma bardzo duże znaczenie dla budowy przewagi konkurencyjnej. W kolejnym newsie postaram się przybliżyć bardziej ten język.

Wróćmy jednak do powyższego diagramu, na którym dodany został krok Transformacji raportów. W ramach tego kroku otrzymane dane wejściowe są przetwarzane na raporty w tym języku, zrozumiałe przez stosowane w procesie narzędzia. Zastosowanie analogicznego rozwiązania przez dostawców raportów, spowodowałoby, że poprawiłaby się znacznie sprawność procesu. Możliwość przekazania ich dalej w tym formacie, zmniejsza liczbę transformacji raportów z jednej postaci do drugiej.

Relacja między sprawnością a efektywnością

Kilkakrotnie odwoływałem się na blogu do takich pojęć jak efektywność, sprawność, próbując podać także ich definicje, które można sprowadzić do osiągania efektu w odpowiedni sposób. Nie podam tutaj kolejnej definicji czy sposobu interpretacji danego pojęcia.

Jednakże do napisania tego wpisu zainspirowała mnie książka o Scrumie. Autor książki, R. Pichler, podkreśla jak ważna jest ścisła współpraca między właścicielem produktu a mistrzem młyna. Ten pierwszy odpowiada za realizowane działania, ten drugi za sposób działania w projekcie (projekt <> proces). W książce jak i w internecie można znaleźć graficzną prezentację tej zależności.

Na lewej części powyższego diagramu, jest zaprezentowana relacja realizowanych działań w projekcie ze sposobem ich wykonywania. Przypomina to pojęcia efektywności i sprawności. Na diagramie, po prawej stronie, została zaprezentowana relacja między tymi charakterystykami procesu, patrząc na realizację procesu biznesowego (proces <> projekt).