Sieć wyzwań dla procesu

Brak właściciela, przeładowany krokami nie wnoszącymi wartości dodanej, bez metryk, niespełniający oczekiwań odbiorcy … to tylko cztery wyzwania, które stoją przed procesami biznesowymi, spośród 11 wymienionych w artykule, na który ostatnio trafiłem – chodzi o artykuł „The 11 most common business process challenges and how to defeat them”, który polecam (skłania do refleksji). Wymieniłem te 4 wybrane, ponieważ o tych między innymi wielokrotnie pisałem na swoim blogu w różnym ujęciu:

Wszystkie wymienione (wyzwania, stąd (CXX) od ang. Challenge, oznaczenia wykorzystane na diagramie) we wskazanym artykule to (pozwalam sobie je przytoczyć w formie listy bo nie ja je wymyśliłem i zebrałem, zachowując oryginalne nazwy – w sprawie szczegółów odsyłam do wskazanego powyżej artykułu, gdzie każdy podpunkt jest dokładnie opisany; tłumaczenia dodane pomocniczo w nawiasach): „

  • (C1) Business process not defined (proces nie jest zdefiniowany),
  • (C2) Business process not owned (proces biznesowy bez właściciela),
  • (C3) Purpose not understood (cel procesu nie jest zrozumiany),
  • (C4) Business process not followed (nikt nie podąża za procesem),
  • (C5) Customer not understood (Odbiorca/Klient nie jest poznany/nie zostały poznane jego potrzeby),
  • (C6) Supplier not understood (Dostawca nie jest poznany/uczestnicy nie rozumieją jego potrzeb/nie znają go),
  • (C7) Cumbersome to execute (Proces jest uciążliwy do wykonywania),
  • (C8) Loaded with non-value added work (Przeładowany pracą, która nie wnosi wartości dodanej),
  • (C9) Performance not measured (Proces nie jest pomierzony pod kątem wydajności),
  • (C10)  Not linked to strategy (Nie połączony ze strategią),
  • (C11) Don’t understand what business they are really in (Brak zrozumienia dla biznesu, w którym funkcjonuje)”.

Po zapoznaniu się z artykułem, zacząłem się zastanawiać czy nie można stworzyć między nimi diagramu powiązań, wykorzystując do tego myślenie systemowe. Moim zdaniem pewne elementy pociągają za sobą inne:

  • Ciężko na przykład mówić o zmierzeniu procesu (C9), jeżeli nie wiemy gdzie są granice procesu, jakie kroki się na niego składają (C1).
  • Z racji, że to właściciel powinien pilnować tego jak funkcjonuje proces, czy jest zrozumiały i jakie są zależności między dostawcą, procesem a jego odbiorcą – czyli podejście SIPOC. Gdy jego zabraknie (C2) to proces dzieje się w „swojej” formie (C7) lub nie jest wykorzystywany wcale (C4). Elementy te zostały zaznaczone na czerwono (gdy nikt nie dba o proces, nie mierzy go, nie weryfikuje, nie dostosowuje do branży, to pojawiają się kolejne problemy).

Na diagramie wskazałem więcej takich powiązań. Skutkiem „kumulacji” różnych braków (wyzwań) jest to, że proces może być uciążliwy (C7) dla uczestników lub szukają oni obejść, nie chcą stosować się do przyjętych reguł lub przestają podążać wg procesu (C4) – zaznaczone na szaro na diagramie.

Zaprezentowane zależności to przykład mający na celu zobrazowanie idei, o której myślałem i bardzo subiektywne spojrzenie z mojej strony. Zachęcam moich czytelników do komentarzy i sugestii.  

Myślenie systemowe, o którym wspominam powyżej, pozwala na zaprezentowanie wpływu pewnych elementów na siebie, oznaczając zarówno kierunek, jak i rodzaj wpływu (pozytywny/negatywny). W powyższym przykładzie mamy oznaczenie konsekwencji jednego wyzwania (choć w momencie gdy wystąpi można je nazwać zaniedbaniem/luką) na inne. Połączone potęgują wrażenie chaosu oraz powodują narastanie kosztów czy długu technologicznego.

Proces biznesowy a myślenie systemowe

Załóżmy, że szukamy pracownika do realizacji określonego zakresu obowiązków w ramach projektu. Poniższy diagram (w BPMN) prezentuje przykładowy proces rekrutacji. Składa się z 3 kroków: utworzenia oferty pracy, znalezienia kandydatów, przeprowadzenia rozmów oraz akceptacji wybranego kandydata lub kandydatów. Realizacja procesu odbywa się sekwencyjnie i można by ją zaprezentować na osi czasu. Myślę, że nie muszę wchodzić w szczegóły, ponieważ łatwo sobie można wyobrazić co się dzieje na poszczególnych krokach.

Chciałbym się jednak zastanowić na powiązaniach między wejściami oraz wyjściami (efektami) poszczególnych kroków tego procesu. „Jakość” niektórych wyjść wpływa pozytywnie bądź negatywnie na realizację kolejnych kroków bądź efekt całego procesu. Można powiedzieć, że pewne kwestie tego procesu pośrednio lub bezpośrednio wpływają na inne. Efekt końcowy w postaci znalezienia odpowiedniego kandydata zależy od wcześniej ustalonych elementów lub zrealizowanych działań. Poszukiwanie takich zależności jest charakterystyczne dla myślenia systemowego.

Myślenie systemowe polega na wskazywaniu kierunku oddziaływania pewnych rzeczy na inne. Wpływ może być zarówno dodatni/pozytywny, jak i ujemny/negatywny. Kierunek wpływu jest oddawany za pomocą strzałek. Poniższy diagram pokazuje to podejście dla wybranych aspektów powyższego procesu.