Posts Tagged ‘ryzyko’

h1

Drzewko decyzyjne klienta a ryzyko wyboru

Luty 4, 2012

Na jednym z blogów, we wpisie pojawiło się ostatnio pytanie „Dlaczego nasz Odbiorca (Klient) nie zaopatruje się bezpośrednio u naszego dostawcy, co takiego wnosi nasza firma, że warto przyjść do nas za to zapłacić?” (wpis „Model biznesowy czyli po co mi te procesy przed wdrożeniem ERP czy CRM…”  na http://it-consulting.pl/blog). W odpowiedzi w komentarzu stwierdziłem, że „w zależności od tego jak się na nie spojrzy, odpowiedź (na to pytanie) może być różna. Od strony kosztowej, obsługowej, relacyjnej, pokrycia rynku itp. Każdy z tych elementów można rozpatrzyć zarówno od strony dostawcy, jak i od strony Klienta. A jeżeli się jeszcze na to nałoży kanał dystrybucji w postaci Internetu, to pytanie staje się jeszcze ciekawsze…”. Zacząłem się zastanawiać, że różne kryteria, powody wyboru określonego dostawcy mogą zostać ułożone w drzewko decyzyjne.

Efekt przejścia przez takie drzewko z perspektywy klienta wiąże się z ryzykiem nieprawidłowego wyboru, braku zadowolenia z otrzymanego produktu/usługi czy po prostu braku zaspokojenia potrzeb. Warto podkreślić, że wyzwaniem przy konstrukcji drzewka będzie nadanie priorytetów poszczególnym kryteriom. Będą to węzły drzewa. Możemy wybierać z kryteriów: cena/jakość/koszt zakupu, bliskość, opinie innych, dostępność, warunki dostawy, szerokość oferty, oferta powiązana, wygoda itp.

Na diagramie zaprezentowano przykładowe drzewko decyzyjne przy założeniu, że pierwszym kryterium jest lokalizacja dostawcy. Zakładając, że od tego zależy przedział cenowy mamy na następnym etapie zastosowane inne kryteria. W zależności od nich tworzą się różne konfiguracje między czasem potrzebnym na zakup, ceną, sposobem dostawy, opinią, jakością itp. W każdym z punktów wyboru T1, O1, O2, O3, I1, I2 punkt ciężkości przenosi się na inne kryterium.

Na przykład porównując I1 lub I2 może się okazać, że gorsze warunki dostawy mogą dać niższą cenę produktu, dodatkowe produkty powiązane lub utworzenie relacji na przyszłość skutkującej np. Zniżkami. Z kolei, porównanie O1, O2, O3 niesie za sobą ryzyko, że możemy nie zdobyć produktu spełniającego nasze oczekiwania, ponieważ może on być w danym momencie niedostępny (większy popyt ze względu na opinię). Przechodząc przez kolejne poziomy dojdziemy do pewnej konfiguracji elementów wskazanych powyżej.

Dlatego warto też odpowiedzieć na pytanie: co jest dla nas najważniejsze i jakie ryzyka jesteśmy w stanie zaakceptować: brak pełnego zaspokojenia potrzeb, nie pozyskania produktu w akceptowalnym czasie, nieterminowa dostawa itp. Wybór niewłaściwego miejsca zakupu może oznaczać nawrót na najwyższy poziom drzewa i konieczność poświęcenia dodatkowego czasu.

Podsumowując można zadać pytania:

  • czego szukamy?
  • jaki jest nasz apetyt na ryzyko i jakich kwestii dotyczy?
  • co jest najważniejsze (cena, jakość, koszt pozyskania itp.)?
  • jakie są potencjalne skutki dla dalszej relacji?
  • jaka jest opinia dostawcy?
  • jak wygląda proces zamówienia i realizacji dostawy?
Reklamy
h1

Ryzyka w procesie biznesowym

Listopad 7, 2011

Załóżmy, że otrzymaliśmy zamówienie klienta i jako firma/dostawca próbujemy je zrealizować. W czasie procesu, którego efektem będzie realizacja zamówienia klienta, można powiedzieć, że rośnie jego poziom ryzyka. Spróbuję rozłożyć ryzyko na osi czasu odpowiadającej czasowi realizacji procesu. Poniższy diagram prezentuje, że w trakcie realizacji można zidentyfikować kolejne ryzyka, dla których należy przygotować odpowiednią strategię postępowania – zgodnie z procesem zarządzania ryzykiem.
W szczególnych przypadkach pewne zdarzenia mogą spowodować, że konieczna jest realizacja dedykowanego procesu – o czym więcej we wcześniejszym wpisie o materializacji ryzyka.Diagram prezentuje tylko przykładowe ryzyka występujące w procesie biznesowym. Można zauważyć, że:

  • pierwszym ryzykiem pojawiającym się w trakcie realizacji procesu jest Ryzyko niespełnienia oczekiwań klienta, które istnieje na do zakończenia procesu. Można sobie z nim poradzić przez dyskusję z klientem i poznanie jego potrzeb, ankiety, badania itp.
  • po przyjęciu zamówienia, proces jest wspierany przez narzędzia informatyczne, które mogą być niedostępne, nie działać poprawnie lub zbyt wolno. Jest to tzw. Ryzyko operacyjne. Materializacja tego ryzyka może wymagać zainicjowania osobnego procesu, oznaczonego jako „RO” na diagramie.
  • na pewnym etapie procesu, pracownik firmy może napotkać wątpliwości w wykorzystaniu systemu wspierającego lub w zakresie działań do wykonania, może źle zinterpretować zapisy procesu bądź podręcznika użytkownika. Podobnie może źle rozpoznać informację pozyskaną od klienta – Ryzyko błędnej interpretacji na diagramie. Istotny jest tu element odpowiedniej komunikacji wewnętrznej.
  • jeżeli czas realizacji procesu się wydłuża i może się pojawić zapytanie klienta, co się dzieje z zamówieniem, może być konieczne zainicjowanie dedykowanego procesu – oznaczonego przez „RT”. Takim procesem może być np. proces powiadomienia klienta, a może być wynikiem materializacji Ryzyka terminu.
h1

Czy stała opłata w outsourcingu jest decydująca?

Wrzesień 11, 2011

We wpisie „Trochę inna analiza procesu”  próbowałem pokazać różne mierniki pozwalające na ocenę procesu, zarówno pod względem czasu realizacji, jak i ilości obsłużonych spraw. Podczas analizy procesu nie należy zapominać o koszcie procesu. Wyniki takiej analizy można wykorzystać w trakcie projektowania zmian w procesie zmierzających do poprawy jego efektywności.

Po przeczytaniu artykułu „Business Process Utility – The emerging plug-and-play model in Finance and Accounting Outsourcing”, zacząłem się zastanawiać, czy podobnego spojrzenia na proces nie można wykorzystać przy wprowadzaniu outsourcingu procesu. Dokładniej przy identyfikacji procesu do outsourcingu. Podczas wykorzystania outsourcingu w procesie kluczową rolę odgrywa tzw. Business Process Unit (BPU), jednostka, której zadaniem jest standaryzacja procesu i jego efektywna realizacja. Włączenie takiej jednostki wymaga odpowiedniego przygotowania umowy z jednostką obsługującą proces, w ramach której zostaną zdefiniowane odpowiedzialności, parametry jakości oraz koszt.

Poniższy diagram prezentuje przykładowe przejście na wykorzystanie takiej jednostki:

Korzyści z takiego przejścia w realizacji procesu można określić następująco:

  • zastąpienie kosztów własnych, stałym kosztem za realizację procesu;
  • jednorodna obsługa spraw przez dedykowaną jednostkę;
  • w wielu sytuacjach większa automatyzacja procesu;
  • spadek kosztów na utrzymanie infrastruktury potrzebnej do realizacji procesów;
  • brak potrzeby inwestowania w rozwój technologii wcześniej wykorzystywanej w procesie;
  • łatwiejsza komunikacja o przebiegu procesu;

Wadami wydają się:

  • brak pełnej kontroli nad przebiegiem procesu;
  • uzależnienie od jednostki zewnętrznej;
  • wzrost ryzyka związanego z realizacją procesu;
  • utrata stopnia indywidualizacji obsługi klientów/spraw na rzecz standaryzacji;
  • możliwość wystąpienia negatywnego odbioru ze strony pracowników, dotychczas uczestniczących w procesie;
h1

PROCA, czyli proces zarządzania ryzykiem

Czerwiec 12, 2011

Dzisiejszy wpis będzie trochę odbiegał od poprzednich. Jednakże pozwoli na wprowadzenie dodatkowego elementu w przedstawianiu przykładów oraz spojrzeń na procesy biznesowe oraz ich modele. Chciałbym dodać element ryzyka. Nie chciałbym tłumaczyć co oznacza ryzyko, niepewność (można o tym przeczytać w wielu publikacjach w internecie)

W publikacjach na temat zarządzania ryzykiem, pojawia się następujący proces (cykl) zarządzania ryzykiem:

  1. Identyfikacja ryzyka
  2. Ocena ryzyka
  3. Wybór i planowanie reakcji na ryzyka
  4. Monitorowanie i kontrola

Poniższy diagram (przy użyciu notacji BPMN, oddając bardziej ideę niż przepływ procesu) prezentuje moje podejście do procesu zarządzania ryzykiem – PROCA.

Podejście to, składające się poniższych kroków pochodzących z rozwinięcia liter nazwy – PROCA – można wyjaśnić następująco:

  • Przygotowanie – w ramach którego nastąpi identyfikacja ryzyk, ich ocena oraz wybór właściwej metody postępowania w celu zapobieganiu zdarzeniom bądź umiejętności radzenia sobie w sytuacji, gdy określone zdarzenie wystąp
  • Realizacja – krok procesu, którego celem jest postępowanie zgodnie z przygotowanym i co ważne zakomunikowanym planem działania. Na powyższym diagramie wejściem do procesu „Realizacji” są dwa elementy – zakończenie prac przygotowawczych lub/i wystąpienie zdarzenia ujętego podczas identyfikacji ryzyk.
  • Obserwacja – bardzo ważny krok procesu, w którym uczestnicy działań projektowych lub prowadzonej działalności operacyjnej, obserwują otoczenie pod kątem zakomunikowanego planu, a także możliwych do pojawienia się nowych szans lub zagrożeń. Świadomość zmieniającego się otoczenia i tego, że decyzje są podejmowane w warunkach niepewności, pozwala na zmniejszenie ryzyka braku realizacji zaplanowanych celów. Przy wejściu do tego kroku, na diagramie pojawia się zdarzenie związane z czasem. Obserwacja może odbywać się także w sposób uporządkowany, na cyklicznych spotkaniach, podczas kŧórych następuje przegląd dotychczasowych działań oraz ewentualnie burza mózgów o obserwacjach, sugerowanych zmianach.
  • (Ciągła) Aktualizacja – wyniki obserwacji, zebrane informacje zwrotne od uczestników procesu, powinny być przeglądane i analizowane pod kątem wpływu na wcześniej zakomunikowany plan działania. Jeżeli okaże się, że konieczne jest dostosowanie, powinno zostać wykonane i przekazane do realizacji. I w tym momencie pojawia się pętla, której zakończenie jest związane z końcem projektu (o ile pewne ryzyka nie zostały przeniesione na proces wykorzystujący produkty projektu) lub zmianą przebiegu, warunków realizacji procesu. Stąd właśnie przy określeniu tego kroku oraz w samej nazwie podejścia słowo „Ciągła”.

Tak określony sposób postępowania kładzie nacisk na 3 aspekty:

  • zmienność otoczenia i konieczność jego obserwacji
  • to, że plan postępowania nie jest stworzony na zawsze i powinien podlegać weryfikacji.
  • to, że nieodłącznym procesem tego procesu jest komunikacja