Wejścia i wyjścia w procesie

Diagramy zaprezentowane w poprzednim wpisie – diagram procesu w BPMN oraz wizualizację myślenia systemowego – można spróbować połączyć na jednym diagramie, powstałym na bazie diagramu aktywności dla procesu biznesowego. Na poniższym diagramie zostały dodane wejścia do kroków i wyjścia z kroków (kierunek strzałek obrazuje to, czy dany obiekt jest wejściem czy wyjściem z danego kroku procesu).

Można zauważyć, że:

  • niektóre wejścia/wyjścia pasują do kwestii zobrazowanych na diagramie myślenia systemowego – np. „Akceptowalna stawka”;
  • niektóre kwestie z diagramu można potraktować jako cechę wejść/wyjść – np. „Liczba zgłoszeń” jest cechą „Listy zgłoszeń”;
  • niektóre kwestie z diagramu nie są związane z wejściami/wyjściami a bardziej są cechą charakterystyczną dla całego procesu – np. „Czas realizacji rekrutacji”;

Istotne jest to, że cechy wejść do poszczególnych kroków wpływają zarówno na realizację danego kroku, jak i całego procesu. Takimi cechami mogą być liczba zgłoszeń, jakość zgłoszeń, czas potrzebny na zapoznanie się z danym zgłoszeniem, stopień dopasowania poszczególnych zgłoszeń do opisu stanowiska pracy itd.

Świadomość takich powiązań ułatwia realizację procesu. W szczególności, gdy dany uczestnik procesu ma świadomość, że efekt (i jakość) realizacji jego zadania zostanie wykorzystany dalej w procesie, wpłynie na działania dalszych uczestników procesu. Właśnie do pokazania takich zależności w ramach procesu w kontekście produktów dla klientów wewnętrznych procesu można wykorzystać myślenie systemowe. Na analizie wejść/wyjść procesu jest oparte narzędzie SIPOC pochodzące z metodologii Six Sigma (ale o tym innym razem).

Co pokazać na diagramie procesu?

Ostatnio na forum analizy biznesowej śledziłem wątek dotyczący kaskadowego procesu akceptacji (ang. waterfall acceptance business process) zainicjowanego przez inicjatora w następujący sposób (po przetłumaczeniu): „… sposób zaprezentowania procesu, który zawiera wiele kroków akceptacji wykonywanych przez różnych aktorów biznesowych. Każda z ról (4 lub 5) z występujących w procesie może zaakceptować lub odrzucić (odesłać do poprzedniej roli) dokument. Przebieg procesu nie może zostać zmodyfikowany […] Diagram ma być czytelny…”. Cały wątek znajduje się na forum Modern Analyst.

W powyższym opisie można wskazać następujące elementy:

  • inicjator poszukiwał sposobu na prezentację procesu;
  • w procesie uczestniczy kilka osobnych osób;
  • dokument niezaakceptowany jest odsyłany do poprzedniej roli;

Na poniższym diagramie zaprezentowano (przetłumaczone) dwie propozycje rozwiązania powyższego problemu. Ta po lewej przygotowana została przez inicjatora wątku. Z kolei ta po prawej, została przedstawiona przez jednego z uczestników wątku. Obydwa diagramy przytoczone bez zmian w przebiegu – zaprezentowane w jednorodnej notacji (diagram aktywności UML).

Pierwszy z nich wskazuje wprost do kogo wraca dokument po jego odrzuceniu przez danego uczestnika procesu. Natomiast drugi nie pokazuje tego wprost – wymagane jest zapoznanie się z opisem procesu. Myślę, że nie jest to korzystne, ponieważ proces akceptacji to przede wszystkim przebieg dokumentu między recenzentami/akceptantami i samym inicjatorem. Jednakże zaletą takiego przedstawienia jest uproszczenie diagramu oraz wskazanie, że kolejni uczestnicy (poza inicjatorem) wykonują podobne czynności. Wdrażając rozwiązanie w systemie będą to prawdopodobnie „wywołania” tego samego przypadku użycia. Taki przypadek użycia będzie musiał przede wszystkim „wiedzieć”, gdzie odesłać i gdzie przesłać dalej dokument, a także kiedy zakończyć proces.

Warto sobie zadać pytania:

  • dla kogo ma zostać przygotowana prezentacja procesu?
  • do czego zostanie wykorzystana prezentacja procesu?

Odpowiedzi na te pytania determinują poziom szczegółowości procesu i sposób prezentacji. Każda z odpowiedzi: „ma pokazywać kto”, „ma pokazywać co” lub „ma pokazywać jak” może wymusić inny sposób prezentacji. Jedyne co wiemy o oczekiwaniach, to wymóg czytelności diagramu. Wydaje się, że diagram po lewej stronie jest bardziej czytelny, dzięki zastosowaniu podziału na „partycje”, wskazanie stanów dokumentów oraz wykonywanych akcji.