Posts Tagged ‘diagram aktywności’

h1

Wejścia i wyjścia w procesie

Kwiecień 13, 2011

Diagramy zaprezentowane w poprzednim wpisie – diagram procesu w BPMN oraz wizualizację myślenia systemowego – można spróbować połączyć na jednym diagramie, powstałym na bazie diagramu aktywności dla procesu biznesowego. Na poniższym diagramie zostały dodane wejścia do kroków i wyjścia z kroków (kierunek strzałek obrazuje to, czy dany obiekt jest wejściem czy wyjściem z danego kroku procesu).

Można zauważyć, że:

  • niektóre wejścia/wyjścia pasują do kwestii zobrazowanych na diagramie myślenia systemowego – np. „Akceptowalna stawka”;
  • niektóre kwestie z diagramu można potraktować jako cechę wejść/wyjść – np. „Liczba zgłoszeń” jest cechą „Listy zgłoszeń”;
  • niektóre kwestie z diagramu nie są związane z wejściami/wyjściami a bardziej są cechą charakterystyczną dla całego procesu – np. „Czas realizacji rekrutacji”;

Istotne jest to, że cechy wejść do poszczególnych kroków wpływają zarówno na realizację danego kroku, jak i całego procesu. Takimi cechami mogą być liczba zgłoszeń, jakość zgłoszeń, czas potrzebny na zapoznanie się z danym zgłoszeniem, stopień dopasowania poszczególnych zgłoszeń do opisu stanowiska pracy itd.

Świadomość takich powiązań ułatwia realizację procesu. W szczególności, gdy dany uczestnik procesu ma świadomość, że efekt (i jakość) realizacji jego zadania zostanie wykorzystany dalej w procesie, wpłynie na działania dalszych uczestników procesu. Właśnie do pokazania takich zależności w ramach procesu w kontekście produktów dla klientów wewnętrznych procesu można wykorzystać myślenie systemowe. Na analizie wejść/wyjść procesu jest oparte narzędzie SIPOC pochodzące z metodologii Six Sigma (ale o tym innym razem).

Reklamy
h1

Co pokazać na diagramie procesu?

Luty 21, 2011

Ostatnio na forum analizy biznesowej śledziłem wątek dotyczący kaskadowego procesu akceptacji (ang. waterfall acceptance business process) zainicjowanego przez inicjatora w następujący sposób (po przetłumaczeniu): „… sposób zaprezentowania procesu, który zawiera wiele kroków akceptacji wykonywanych przez różnych aktorów biznesowych. Każda z ról (4 lub 5) z występujących w procesie może zaakceptować lub odrzucić (odesłać do poprzedniej roli) dokument. Przebieg procesu nie może zostać zmodyfikowany […] Diagram ma być czytelny…”. Cały wątek znajduje się na forum Modern Analyst.

W powyższym opisie można wskazać następujące elementy:

  • inicjator poszukiwał sposobu na prezentację procesu;
  • w procesie uczestniczy kilka osobnych osób;
  • dokument niezaakceptowany jest odsyłany do poprzedniej roli;

Na poniższym diagramie zaprezentowano (przetłumaczone) dwie propozycje rozwiązania powyższego problemu. Ta po lewej przygotowana została przez inicjatora wątku. Z kolei ta po prawej, została przedstawiona przez jednego z uczestników wątku. Obydwa diagramy przytoczone bez zmian w przebiegu – zaprezentowane w jednorodnej notacji (diagram aktywności UML).

Pierwszy z nich wskazuje wprost do kogo wraca dokument po jego odrzuceniu przez danego uczestnika procesu. Natomiast drugi nie pokazuje tego wprost – wymagane jest zapoznanie się z opisem procesu. Myślę, że nie jest to korzystne, ponieważ proces akceptacji to przede wszystkim przebieg dokumentu między recenzentami/akceptantami i samym inicjatorem. Jednakże zaletą takiego przedstawienia jest uproszczenie diagramu oraz wskazanie, że kolejni uczestnicy (poza inicjatorem) wykonują podobne czynności. Wdrażając rozwiązanie w systemie będą to prawdopodobnie „wywołania” tego samego przypadku użycia. Taki przypadek użycia będzie musiał przede wszystkim „wiedzieć”, gdzie odesłać i gdzie przesłać dalej dokument, a także kiedy zakończyć proces.

Warto sobie zadać pytania:

  • dla kogo ma zostać przygotowana prezentacja procesu?
  • do czego zostanie wykorzystana prezentacja procesu?

Odpowiedzi na te pytania determinują poziom szczegółowości procesu i sposób prezentacji. Każda z odpowiedzi: „ma pokazywać kto”, „ma pokazywać co” lub „ma pokazywać jak” może wymusić inny sposób prezentacji. Jedyne co wiemy o oczekiwaniach, to wymóg czytelności diagramu. Wydaje się, że diagram po lewej stronie jest bardziej czytelny, dzięki zastosowaniu podziału na „partycje”, wskazanie stanów dokumentów oraz wykonywanych akcji.