Proces kredytowy, wniosek o dotację, wniosek o dofinansowanie, proces rekrutacji… składa się na pewno z dwóch kroków – złożenia wniosku oraz podjęcia decyzji/oceny przez określoną jednostkę/grupę osób. Decyzja taka podejmowana jest na podstawie określonych kryteriów, działań ręcznych lub/i automatycznych lub w oparciu o wiedzę ekspercką/doświadczenie. W szczególności ten ostatni element jest ciekawy, ponieważ można go rozciągnąć na inne działania, takie jak na przykład udział w konkursie fotograficznym. Właśnie wyniki z jednego z konkursów zainspirowały mnie do tego wpisu. W wynikach pojawiło się pojęcie poziomu akceptacji. Mogę przypuszczać, że na akceptację złożyły się 2 elementy – spełnienie kryteriów podczas zgłoszenia do konkursu oraz pozyskana ocena zdjęć w ramach obrad jury.
Poziom akceptacji można określić jako liczbę wniosków/zgłoszeń, które przeszły punkt oznaczony na zielono na diagramie (punkt B) i przeszły do końca procesu, względem wszystkich zgłoszeń, które zostały zgłoszone do konkursu, co zostało oznaczone kolorem niebieskim na diagramie (punkt A). Wartość B/A wyrażona procentowo to prawdopodobnie poziom akceptacji, który pojawił się w opublikowanych wynikach.
Informację też można byłoby podzielić dodatkowo, wprowadzając punkt zaznaczony na czerwono na diagramie (punkt C), informujący o tym ile wniosków/zdjęć zostało zaakceptowanych formalnie, ale nie otrzymało wymaganej oceny eksperckiej aby przejść dalej, czyli nie kwalifikowało się do nagrody lub publikacji podczas wystawy. Mamy więc:
- B/A – poziom akceptacji
- C/A – poziom akceptacji formalnej (spełnienie kryteriów)
Podobnie można byłoby podejść do pozostałych wskazanych procesów oraz sytuacji biznesowych.
Obserwacja poziomu akceptacji dla procesów biznesowych może być przydatna, w szczególności, gdy zbadamy obydwa wskazane miejsca. Jeżeli na przykład większość wniosków odpada na punkcie C (kryteria formalne), to może to oznacza, że:
- wniosek/kryteria są nieczytelne lub nieprecyzyjne (nie zakładam tu świadomego działania);
- konieczne są dodatkowe działania edukacyjne, komunikacja, przykłady lub wsparcie podczas wypełniania wniosków;
Jeżeli natomiast zdecydowana większość odrzuceń odpada na punkcie B (decyzja/ocena), może to być spowodowane tym, że:
- wzrósł poziom ryzyka/niepewności wśród wnioskujących;
- spadł poziom akceptowalnego ryzyka w jednostce przyjmującej;
- obniżony został dostępny budżet lub liczba nagród;
- istnieje brak/nadmiar odpowiednich wniosków/kandydatów;
- nastąpiły zmiany w otoczeniu rynkowym lub jego zachowaniu;
W pewnych sytuacjach obniżenie poziomu akceptacji może być oczekiwaną lub zamierzoną sytuacją, a w innych może to być przypadek lub coś co zaskoczyło daną jednostkę lub opiekuna procesu. Myślę jednak, że warto przyjrzeć się zmianom poziomu akceptacji w czasie, poszukać tego przyczyn lub sposobów na ustabilizowanie sytuacji.
Modelowanie procesów biznesowych 