Wejścia i wyjścia w procesie

Diagramy zaprezentowane w poprzednim wpisie – diagram procesu w BPMN oraz wizualizację myślenia systemowego – można spróbować połączyć na jednym diagramie, powstałym na bazie diagramu aktywności dla procesu biznesowego. Na poniższym diagramie zostały dodane wejścia do kroków i wyjścia z kroków (kierunek strzałek obrazuje to, czy dany obiekt jest wejściem czy wyjściem z danego kroku procesu).

Można zauważyć, że:

• niektóre wejścia/wyjścia pasują do kwestii zobrazowanych na diagramie myślenia systemowego – np. „Akceptowalna stawka”;
• niektóre kwestie z diagramu można potraktować jako cechę wejść/wyjść – np. „Liczba zgłoszeń” jest cechą „Listy zgłoszeń”;
• niektóre kwestie z diagramu nie są związane z wejściami/wyjściami a bardziej są cechą charakterystyczną dla całego procesu – np. „Czas realizacji rekrutacji”;

Istotne jest to, że cechy wejść do poszczególnych kroków wpływają zarówno na realizację danego kroku, jak i całego procesu. Takimi cechami mogą być liczba zgłoszeń, jakość zgłoszeń, czas potrzebny na zapoznanie się z danym zgłoszeniem, stopień dopasowania poszczególnych zgłoszeń do opisu stanowiska pracy itd.

Świadomość takich powiązań ułatwia realizację procesu. W szczególności, gdy dany uczestnik procesu ma świadomość, że efekt (i jakość) realizacji jego zadania zostanie wykorzystany dalej w procesie, wpłynie na działania dalszych uczestników procesu. Właśnie do pokazania takich zależności w ramach procesu w kontekście produktów dla klientów wewnętrznych procesu można wykorzystać myślenie systemowe. Na analizie wejść/wyjść procesu jest oparte narzędzie SIPOC pochodzące z metodologii Six Sigma (ale o tym innym razem).

Reklama

Proces biznesowy a myślenie systemowe

Załóżmy, że szukamy pracownika do realizacji określonego zakresu obowiązków w ramach projektu. Poniższy diagram (w BPMN) prezentuje przykładowy proces rekrutacji. Składa się z 3 kroków: utworzenia oferty pracy, znalezienia kandydatów, przeprowadzenia rozmów oraz akceptacji wybranego kandydata lub kandydatów. Realizacja procesu odbywa się sekwencyjnie i można by ją zaprezentować na osi czasu. Myślę, że nie muszę wchodzić w szczegóły, ponieważ łatwo sobie można wyobrazić co się dzieje na poszczególnych krokach.

Chciałbym się jednak zastanowić na powiązaniach między wejściami oraz wyjściami (efektami) poszczególnych kroków tego procesu. „Jakość” niektórych wyjść wpływa pozytywnie bądź negatywnie na realizację kolejnych kroków bądź efekt całego procesu. Można powiedzieć, że pewne kwestie tego procesu pośrednio lub bezpośrednio wpływają na inne. Efekt końcowy w postaci znalezienia odpowiedniego kandydata zależy od wcześniej ustalonych elementów lub zrealizowanych działań. Poszukiwanie takich zależności jest charakterystyczne dla myślenia systemowego.

Myślenie systemowe polega na wskazywaniu kierunku oddziaływania pewnych rzeczy na inne. Wpływ może być zarówno dodatni/pozytywny, jak i ujemny/negatywny. Kierunek wpływu jest oddawany za pomocą strzałek. Poniższy diagram pokazuje to podejście dla wybranych aspektów powyższego procesu.