Problem nie tylko w teorii

Słuchając wypowiedzi lekarzy, polityków, publicystów, śledząc publikacje na temat tego, co się obecnie dzieje w Polsce i na świecie w kontekście występującej pandemii, zacząłem się zastanawiać w jaki sposób można spojrzeć na podejmowane przez różne podmioty działania. Jedni wprowadzają pracę zdalną, inni wstrzymują produkcję, oferowanie usług. Jedni patrząc z wielką obawą w przyszłość, a inni są jeszcze spokojni.

Pojawiają się nowego ograniczenia, sposoby postępowania, akcje społeczne, wyrazy solidarności. Uczniowie muszą się przestawić na inny tryb nauki, osoby przyzwyczajone do bardzo aktywnego trybu życia, muszą zwolnić i zostać w domu. Osoby, które planowały różne spotkania, wyjścia na koncerty, uroczystości czy inne działania, muszą zmienić swoje plany. Ograniczają często swoje codzienne działania wymagające wyjścia z domu, do zakupów, krótkiego spaceru z dala od innych. Część osób nie może w cale wychodzić.

Każda z tych osób, podmiotów, państw walczących z epidemią/pandemią, analizuje problem, z którym się mierzy, którego doświadcza. Zbiera dostępne fakty/informacje, obserwuje zachowanie innych jednostek/podmiotów i ocenia je poprzez pryzmat swojego doświadczenia, potrzeb oraz możliwości. Przeprowadza diagnozę sytuacji w danym momencie.

W kolejnym kroku, zastanawia się na czym mu zależy, co chce osiągnąć w danej sytuacji oraz jak chce się zmierzyć z tym problemem. Czego oczekuje, że się wydarzy. Rząd może powiedzieć, że chce zmniejszyć obciążenie szpitali, zmniejszyć ryzyko masowych zachorowań czy też zoptymalizować wydatki w tym trudnym okresie. Podmiot chce zapewnić na przykład przetrwanie biznesu. A zwykły obywatel nie chce się na przykład zarazić. Jest to tzw. określenie oczekiwanego efektu działań.

W zależności od tego, kto określa problem oraz swój cel, może się pojawić różna koncepcja działań. Decydent określa jakie są możliwe działania, kroki do podjęcia, na kim możemy się wzorować, jakie są potrzebne zasoby oraz co dotychczas zrobiliśmy w celu osiągnięcia celu. Na bazie publikacji dotyczących pandemii, pojawiają się na przykład koncepcje działań, które określane są jako model europejski, chiński czy też krajów azjatyckich, patrząc globalnie na całe państwa, regiony. Każde z podejść ma jakieś skutki, prognozowany przebieg, czas dojścia do celu i ryzyka. W ramach wyboru koncepcji działania, następuje prognozowanie tego co się wydarzy.

Te ryzyka, przebieg, potencjalne efekty oczekiwane i uboczne muszą zostać wzięte pod uwagę podczas wyboru najlepszego rozwiązania do zastosowania. Ocena koncepcji działania odbywa się w gronie wybranych osób, przez jedną osobę, korzystając z wiedzy ekspertów dziedzinowych czy po prostu przez wyznaczony do tego komitet lub powołany organ decyzyjny. Na poziomie na przykład podmiotu gospodarczego może to zrobić właściciel czy zarząd. W ramach gospodarstwa domowego, może to być ocena zainteresowanej osoby czy też całej rodziny. Planowane są odpowiednie działania, kolejne kroki wynikające z podjętej decyzji. Są podejmowane odpowiednie działania przygotowawcze oraz angażowane niezbędne zasoby.

Podjęta decyzja, przygotowany plan – można zacząć działać. Rząd informuje o podjętych działaniach, wdrożonych zasadach. Podmiot gospodarczy informuje pracowników o tym, co nastąpi w najbliższym okresie i jak ma działać podmiot. Rodzina wprowadza w życie ustaloną koncepcję działania (może to być na przykład zakupy tylko rano, poprzedzone krótkim spacerem, bez odwiedzania zbyt wielu miejsc).

Po jakimś czasie, konieczna jest ocena podjętych działań. Dzięki temu wiemy czy są skuteczne, czy potrzebne są modyfikacje, czy przyniosły planowane efekty czy nie wygenerowały nowych ryzyk, a także czy nie zminiło się otoczenie i sytuacja. Obserwując różne podmioty ma się wrażenie, że po pierwszym podejściu (na przykład będziemy sprzedawać na wynos), zmieniają założenia (na przykład zamykamy lokal lub ograniczamy dotychczas podjęte działania).

prakseologia400px

W powyższym opisie, pewne elementy pogrubiłem. Są to elementy, które nawiązują z jednej strony do teorii sprawnego działania, czyli prakseologii ale także do cyklu rozwiązywania problemów. W sieci Internet można znaleźć wiele publikacji, które określają różne sposoby rozwiązywania problemów, wdrażania zmian, reagowania na nietypowe sytuacje. Wybrałem pewne uogólnienie, wzorując się na kilku publikacjach i zaprezentowałem je na powyższym diagramie.

Działanie w takich krokach ma zastosowanie na różnych poziomach życia gospodarczego, społecznego oraz prywatnego – między innymi w sytuacji, gdy pojawia się nowa sytuacja, problem, z którym trzeba się zmierzyć. Poradzenie sobie z pandemią to celowe działanie ludzkie, zmierzające do oczekiwanego efektu (ograniczenia efektów, zmniejszenie liczby zachorowań, rozłożenie zachorowań w czasie itp.).  W powyższych wyjaśnieniach pojawia się sformułowanie o wyborze najlepszego rozwiązania spośród możliwych w danym momencie i przy określonych okolicznościach. Równocześnie jest mowa o tym, że dążymy do pewnego oczekiwanego efektu. Podejmując decyzję odnośnie napotkanego problemu można spojrzeć na to jak na pewien projekt, w którym musimy spojrzeć na dwa aspekty – zarówno sprawność samego działania, jak i jego efektywność. I na koniec oceniamy czy działania były warte podjęcia i osiągnęliśmy trwały sukces, czy może porażkę. Wkrada się tutaj oczywiście niepewność, ponieważ z jednej strony nie wiemy wszystkiego o wirusie, a z drugiej nie wiemy do końca czy podjęte działania przyniosą oczekiwane efekty. Decydent narzucający/rekomendujący sposób postępowania dla innych, nie wie czy i w jakim zakresie będzie on stosowany.

Zachęcam do zapoznania się z różnymi metodami rozwiązywania problemów i przyjrzenie się temu, co się dzieje obecnie z ich perspektywy – moja próba spojrzenia jest powyżej. Czasami można wyraźnie zauważyć poszczególne etapy (zasygnalizowane przez wypowiedzi osób) lub je odczuć na własnej skórze (jak realizacja zaleceń co do braku zgromadzeń). Obecny trudny czas, gdy wszyscy mają wspólny problem do rozwiązania, jest idealnym obrazem (pozwolę sobie użyć takiego sformułowania) każdego z tych etapów.  I w sumie każdy z nas, zauważy w różnym stopniu, czy komunikowany efekt wystąpił i w jaki sposób nastąpiło przejście w kolejny cykl tego procesu. Choć mam wrażenie, że już jesteśmy w kolejnym cyklu (pewnie kolejnym z wielu).

Za inspirację do poruszenia tego tematu, a dokładnie tematu prakseologii, dziękuję jednemu z obserwatorów mojego bloga, który odniósł się w komentarzu na LinkedIn do mojego wpisu o metodzie start-stop-continue z 2 marca 2020.

„Ciche” zdarzenie w procesie

Miałem pomysł na wpis zainspirowany tym, co się dzieje obecnie w Polsce i na świecie. Zrezygnowałem jednak z niego, choć tematyka tego wpisu będzie jakoś związana z tematyką zdrowia i medycyny. Jakiś czas temu, wysłałem w usługach medycznych zlecenie.. Po wybraniu właściwej opcji, potwierdzeniu oświadczeń zlecenie zostało wysłane. Mijają kolejne dni, a powiadomienia o realizacji/podjęciu zlecenia nie przychodzi. Po sprawdzeniu w systemie okazało się, że zlecenie wisi. Postanowiłem ustalić co się dzieje poprzez wykorzystanie infolinii zamiast udawać się do punktu, czekać w kolejce i odejść „z niczym” – co się ostatecznie okazało. Okazało się, że lekarz właściwy do podjęcia zlecenia jest nieobecny przez określony czas. Trudno, trzeba poczekać.

Wracając jednak do infolinii, z której nie korzystałem od dawna, spotkałem się z nową dla mnie sytuacją. Generalnie bardzo rzadko mam okazję korzystać z infolinii. Ostatnie moje doświadczenia były inne, bardziej standardowe, opierające się na wybieraniu określonych numerów z klawiatury, a potem kończyło się rozmową z konsultantem. Tym razem było inaczej…

Po przywitaniu, przedstawieniu formuły o ochronie danych osobowych, identyfikacji poprzez podanie numeru klienta, padło sformułowanie: „Proszę powiedzieć czego potrzebujesz…”. I w tym momencie nastała cisza – ja nic nie mówiłem i w słuchawce była cisza. Czekałem na standardową formułkę: „Wybierz 1, aby…., wybierz 2, aby…”. Po kilkunastu sekundach usłyszałem: „Powiedz, co potrzebujesz, na przykład [i pojawia się fraza] chcę się umówić na wizytę”. I w tym momencie stało się jasne, że zmienił się model obsługi na infolinii. Podałem potrzebę i „obsługa” poszła dalej już w mniej zaskakujący sposób. Było to ciekawe doświadczenie, które próbowałem zobrazować na poniższym diagramie w BPMN, z pewnym zastrzeżeniem. Zastosowałem na nim uproszczenie dla zadania „Kontynuuj proces” (zaznaczonego linią przerywaną). Nie wskazałem konkretnych kroków, które dalej mogłyby wystąpić – można to potraktować jako podproces lub pominięcie kroków procesu podczas jego wizualizacji.

infolinia460px

Po rozłączeniu zacząłem się zastanawiać:

  • (1) na ile sekund ciszy był ustawiony system (oznaczenie zdarzenia czasowego (ang. intermediate timer event) na diagramie),
  • (2) co w sytuacji, gdybym użył jakiegoś sformułowania, np. komentując do osoby obok: „chyba nie działa”,
  • (3) co w sytuacji, gdybym użył słowa, na które system nie jest przygotowany,
  • (4) co w sytuacji, gdybym powiedział coś za cicho/niewyraźnie lub w sposób niekompletny (np. ze względu na posiadane objawy)

System w różnych sytuacjach może mieć przygotowaną odpowiednią reakcję – prosić o powtórzenie, powiedzenie głośniej, użycie innych słów, „dopyta” lub skieruje bezpośrednio do konsultanta z odpowiednim oznaczeniem sprawy. Sytuacje (2)(4) są wynikiem działań oznaczonych na diagramie poprzez grupę, w której znajduje się „Przeanalizuj przekaz”. Jest to pewne uproszczenie, na które sobie pozwoliłem i wykorzystałem do tego element bramki opartej o dane (ang. data based gateway). Danymi tutaj jest „treść” przekazu przełożona na odpowiednie części składowe oraz odpowiednio przeanalizowana (zainteresowanych odsyłam do publikacji na ten temat).

Przypuszczam, że takie rozwiązania nie są rzadkością. Wynikać to może z różnorodności potrzeb użytkowników. Zdarzyło mi się kilka razy, że zastanawiałem się, którą opcję wybrać spośród wskazanych i przeważnie wtedy wolałem nawiązać połączenie z konsultantem. Myślę, że pewne kwestie mogą zostać obsłużone bez udziału konsultanta – na przykład mógłbym sobie wyobrazić, że przesunięcie wizyty na pierwszy możliwy termin. W powyższym przypadku to system za użytkownika wybiera odpowiednią ścieżkę obsługi a może nawet skierować do odpowiedniego konsultanta, bazując na ustalonych regułach czy słowach kluczowych.

Gdy chodzi o pieniądze

Wczoraj słuchając wypowiedzi podczas konferencji prasowej, mającej miejsce późnym wieczorem, dotyczącej przekazania określonej kwoty ma media publiczne, zacząłem się zastanawiać jakie pytania/kryteria można postawić podejmując taką decyzję. Spokojnie, nie będę się zastanawiał nad pytaniami, które można postawić dokładnie we wspomnianej sytuacji. Nie będę się także wypowiadał na temat przedmiotu decyzji czy też wyrażał swojej opinii odnośnie podjętej decyzji. Nie będę też zastanawiał się nad konsekwencjami tej decyzji. Nie będę też nawiązywał do działań, które miały miejsce, przed podjęciem tej decyzji.

Spróbuję uogólnić taką sytuację skupiając się na samym procesie podejmowania decyzji. W sytuacji podejmowana decyzji o finansowaniu, decydent zbiera informacje, ocenia kwestie formalne oraz merytoryczne, identyfikuje cel finansowania i jego warunki a potem wskazuje jaka jest decyzja. Poniższy diagram przedstawia w formie drzewka decyzyjnego jakie kwestie mogłyby być brane pod uwagę podczas podejmowania decyzji o udzieleniu finansowania (z perspektywy komitetu bądź pojedynczej osoby).

kasa_530px

Na diagramie zaznaczono takie elementy jak:

  • przykład kwestii odnoszącej się do weryfikacji kwestii formalnych (kompletność wniosku – np. czy posiada wszystkie wymagane dane, załączniki, zgody);
  • weryfikacja merytoryczna w zakresie elementów biznesowych wniosku takich jak relacja wnioskowanej kwoty do planowanych efektów, korzyści biznesowych, uwzględnienia otoczenia biznesowego, sytuacji rynkowej;
  • weryfikacja prośby/wniosku w kontekście obowiązujących reguł czy zasad; np. w organizacji może funkcjonować przepis, że na dany rodzaj inicjatywy przeznaczamy tylko określoną kwotę budżetu lub odgórne postanowienie, że nie podejmujemy zobowiązań finansowych w kontekście określonych podmiotów/dostawców (bo na przykład ryzyko jest za duże);
  • decyzja odnośnie tego czy przekazanie środków powinno być obarczone dodatkowymi warunkami (np. Zestawienia wykorzystania, udostępnienie w transzach) czy wnioskujący otrzymując środki nie musi nic więcej robić.

Punktem wejścia do podejmowania decyzji jest weryfikacja dostępności budżetu. Jeżeli środki się skończyły lub dostępny budżet został zarezerwowany na inne kwestie, to wtedy wniosek jest odrzucany bez dalszej analizy. W przypadku, gdy środki są dostępne, możliwe są różne warianty sytuacji, począwszy od odrzucenia wniosku z powodów formalnych, przez odrzucenie ze wskazaniem elementów do wyjaśnienia, potem akceptacje warunkowe czy na koniec akceptacja bezwarunkowa. Wszystko zależy od rodzaju wniosku, osób podejmujących decyzję oraz przyjętych zasad, a także innych kwestii specyficznych dla danej organizacji czy podmiotu gospodarczego.

Akceptacja środków może być także wielostopniowa – w zależności od kwoty czy przedmiotu, który będzie podlegał finansowaniu. Można sobie wyobrazić, że na diagramie dojdzie element, który wskaże, że wniosek zostanie przekazany do wyższej instancji lub innego komitetu. Często w statusach spółek (czego odzwierciedlenie można znaleźć w KRS), są informacje kto może podejmować zobowiązania, w jakim zakresie i do jakich kwot. Takie przesunięcie decyzyjności może się pojawić w momencie analizy wniosku, pozyskania dodatkowych informacji czy też dostępności lub nie w danym momencie osób uprawnionych, a także aktualności pełnomocnictw czy występującego otoczenia biznesowego. Podczas analizy mogą wyjść kwestie, które należy skonsultować z jednostką prawną, podatkową czy też działem księgowości.

Warto tutaj dodać, że może też także występować możliwość odwołania się od decyzji. Zgodnie z przyjętymi zasadami w organizacji czy podmiocie gospodarczym, osoba zainteresowana musi wykonać odpowiednie kroki, aby ponownie rozpatrzono jego wniosek o finansowanie. Efektem może być ponowne przejście powyższej ścieżki lub podtrzymanie decyzji bez analizy.

Przypuszczam, że wielu moich czytelników czekało kiedyś na taką decyzję, starało się o podjęcie decyzji uczestnicząc w wyjaśnieniach. Może niektórzy nawet brali udział w podejmowaniu takiej decyzji – jestem ciekawa czy jeszcze jakąś kwestię można wskazać jako element takie procesu.

Start-stop-continue

Praca w grupie/zespole, działanie osoby pełniącej określoną rolę, realizowany proces, organizacja uroczystości/spotkania/warsztatów… – to tylko niektóre działania mające miejsce czy to w życiu prywatnym, czy to w życiu zawodowym. Sposób działania w każdym z tych obszarów może zostać przeanalizowany przy użyciu metody wskazanej w tytule wpisu – start-stop-continue. Metoda ta zakłada znalezienie odpowiedzi na pytania:

  • [start] co powinniśmy lub powinna zacząć robić osoba, aby osiągnąć lepszy efekt, lepiej zostać ocenionym czy też, aby uniknąć napotkanych problemów?
  • [stop] co powinniśmy lub powinna przestać robić osoba, ponieważ np. zauważamy, że nie przynosi to oczekiwanego efektu, wprowadza zamieszanie lub jest nieefektywne?
  • [continue] co powinniśmy lub powinna nadal robić osoba, ponieważ to przynosi właściwe efekty, jest dobrze oceniane i pomaga w realizacji zadań?

Metoda ta jest także często stosowana, obok innych dostępnych metod, podczas tzw. retrospektywy sprintu. Retrospektywa sprintu jest to spotkanie zespołu scrumowego. Jej celem jest analiza sposobu działania zespołu scrumowego, bazując na obserwacjach i odczuciach członków tego zespołu. Jest okazją, aby omówić co działa, co nie działa a czego nam brakuje podczas realizacji pracy zespołu. Mogą to być takie elementy jak komunikacja, podejście do problemów, dostępność product ownera czy inne elementy. Efektem powinna być propozycja zmian, działań, które można wdrożyć już od kolejnego sprintu.

Osoba, która moderuje takie spotkanie, powinna zadbać o zachowanie pewnego porządku spotkania, tak, aby każdy z uczestników miał świadomość jakie są oczekiwania, czego może się spodziewać oraz jaki rodzaj zaangażowania będzie oczekiwany. Pozwoli to także zapewnić, aby każdy z członków zespołu miał możliwość, aby się wypowiedzieć i przekazać swoje uwagi, przemyślenia czy zastrzeżenia. Inną kwestią jest czy każdy uczestnik będzie chciał z takiej możliwości skorzystać. Dlatego ważny jest odpowiedni dobór metod zbierania propozycji lub/i aktywizacji uczestników.

Uczestniczyłem w różnych spotkaniach retrospektywy i moim zdaniem każda jest inna. Miałem okazję kilkakrotnie poprowadzić takie spotkanie i to z kolei dało mi zupełnie inną perspektywę. Myśląc o tym, zacząłem się zastanawiać nad strukturą takiego spotkania. Próbą zobrazowania jest poniższy diagram procesu retrospektywy.

retrospektywa_515px

Poszczególne kroki procesu są następujące:

Zbierz zespół/zaproś uczestników.
Pierwszym etapem jest zebranie uczestników spotkania w (najlepiej, choć nie zawsze jest to możliwe) jednym miejscu i czasie. Dokładny termin i miejsce spotkania to często element umowy wewnątrz zespołu. Jednakże dobrze jest, aby ktoś przypomniał lub zachęcił zespół do udania się na takie spotkanie lub przygotowanie się do niego. Pozwoli to także uniknąć niepotrzebnych opóźnień w jego rozpoczęciu lub wymówek odnoszących się do braku wiedzy o spotkaniu lub konieczności przygotowania się.

Przedstaw planowany przebieg spotkania
Osoba prowadząca spotkanie powinna wskazać w jaki sposób będziemy pracować, jakie elementy wykorzystamy oraz jakiego typu zaangażowanie będzie potrzebne. Dobrze także jak przypomni jaki jest cel ceremonii oraz na jakie zasady umówił się zespół dla tej ceremonii.

Przeprowadź działania
Osoba prowadząca moderuje spotkanie, pilnuje czasu, zgodnie z przyjętymi i zaproponowanymi do wykorzystania metodami. Może także podsumowywać poszczególne etapy oraz dotychczas zebrane wnioski. Może zachęcać do udziału milczących uczestników spotkania. Na spotkaniu mogą wystąpić takie aktywności jak: ocena działań ustalonych na poprzednim spotkaniu, zebranie tematów na bieżące spotkanie, ocena zadowolenia zespołu, przegląd kontraktu, wyjaśnienie zauważonych problemów czy inne. Po każdym działaniu, osoba prowadząca powinna ustalić z zespołem czy przechodzimy do kolejnej części spotkania czy jeszcze poświęcamy czas na dokończenie rozpoczętego tematu.

Podsumuj spotkanie/Zbierz wnioski
Osoba prowadząca zbiera wnioski lub prosi zespół o ich podsumowanie. Zachęca zespół do wybrania tych działań, które podejmie w kolejnym sprint. Działania mogą dotyczyć szeregu elementów składających się na pracę zespołu. Mogą np. dotyczyć ograniczenia marnotrawstwa w działaniach zespołu, komunikacji, reakcji na ocenę pracy zespołu czy innych.

Zakończ spotkanie
Osoba prowadząca podczas tego kroku dziękuje za wykonaną pracę, określa gdzie będą dostępne zebrane wnioski, podsumowanie oraz materiały. W ramach tego kroku może także poprosić o ocenę spotkania  pod kątem jego efektywności, zadowolenia zespołu. Taka ocena może być przydatna dla osoby prowadzącej – może pomóc w lepszym przeprowadzeniu kolejnego spotkania lub może być podstawą do wybrania w przyszłości innych metod zbierania informacji lub/i aktywizacji uczestników.

Ceremonia ta jest bardzo ważna. Tak jak planowanie sprint o którym pisałem miesiąc temu, wskazuje kierunek tego CO i JAK robimy w zakresie rozwoju produktu w poszczególnych sprint, tak retrospektywa wskazuje kierunek rozwoju zespołu oraz pozwala na zmianę sposobu jego działania. Ceremonia ta pozwala na to, aby tak, jak to określa wskazana na wstępie metoda: [start] zacząć robić, coś czego nie robiliśmy, czego wg zespołu zabrakło; [stop] przestać robić to, co nam utrudnia efektywną pracę oraz [continue] kontynuować to, co zespół ocenił jako cenne i czego warto się trzymać. Jest to zgodne z duchem scruma, zakładającym ciągłą inspekcję prac (zastanawiamy się nad tym co robimy oraz jak działamy), przejrzystość działań (pokazujemy jak pracujemy, jakie są efekty oraz mówimy otwarcie co nie działa i co powinniśmy zmienić) oraz adaptację (wprowadzamy zmiany i dostosowujemy działania do zebranych oczekiwań).