h1

RODO a procesy

Czerwiec 21, 2018

Przez ostatni miesiąc pewnie wielu użytkowników poczty elektronicznej otrzymało po kilka, kilkanaście, a może kilkadziesiąt wiadomości, które zaczynały się od słów lub były zatytułowany w stylu: „zmiana regulaminu”, „to kolejna wiadomość”, „ważna zmiana”, „Od 25 maja…”, „Ochrona danych osobowych” i wiele innych. Częścią wspólną tych wiadomości, pochodzących z różnych sklepów internetowych, serwisów, stron internetowych, było odniesienie do RODO. Takie cztery litery pojawiały się w tytule lub samej treści.

RODO to unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych, w zakresie ich przetwarzania oraz przepływu. Rozporządzenie weszło w życie 25 maja 2018 i jak najbardziej dotyczy procesów, zarówno biznesowych, jak i tych technicznych związanych z przetwarzaniem danych.

Wyobraźmy sobie, że mamy proces biznesowy, który zbiera dane osobowe a który można uogólnić do trzech poniższych kroków: Zebranie danych, Zapisanie danych, Wykorzystanie danych.

process_rodo_1_450px

W każdym z tych kroków w jakiś sposób RODO dotyka takiego procesu:

  • zebranie danych – osoba, której dane dotyczą musi otrzymać informację o tym dlaczego zbierane są dane i jakie z tego tytułu posiada ona uprawnienia – takie zapisy  już funkcjonują w wielu formularzach czy regulaminach obecnie, choć w wyniku wejścia Rozporządzenia  mogły już zostać uszczegółowione/zmienione, co wynikało z ich aktualnego brzmienia oraz z powiązań z innymi dokumentami (np. Regulaminem);
  • zapisanie danych – w tym wypadku z perspektywy RODO jest istotna świadomość tego jakie dane zbieramy, gdzie je składujemy, kto jest administratorem oraz kto może z nich skorzystać. RODO wprowadza lub wskazuje jeszcze wiele zasad (które wyjaśnia ustawa, rozporządzenie, publikacje czy też regulaminy stosowane przed podmioty);
  • wykorzystanie danych – RODO zwraca uwagę na to, aby ich wykorzystanie było uzasadnione (nie będę wchodzić w szczegóły co to znaczy) oraz zgodne z tym, co zakomunikowaliśmy osobie, które dane dotyczą (zainteresowanych co to znaczy odsyłam do właściwych publikacji dotyczących RODO).
Reklamy
h1

Gdy odbiorca decyduje

Marzec 17, 2018

Sprzedaż lub kupno mebla? Sprzedaż książki? Wymiana? Skorzystanie z usług? Przeszukiwanie ofert w okolicy a także dalej. Publikacja oferty. Zakończenie oferty. Promocja oferty. Oddam za darmo. Odbiór własny. Te i inne sformułowania są charakterystyczne dla serwisów, w ramach których zwykły użytkownik Internetu może sprzedać, kupić lub wymienić produkt/usługę. Takich serwisów jest wiele i nabierają popularności. Obsługa ich jest bardzo prosta, w większości przypadków nie wiąże się z opłatami.

Załóżmy, że mamy produkt do sprzedania (książkę, mebel lub inny produkt), który jest w dobrym stanie i którego nie chcielibyśmy wyrzucić a wolimy go oddać w dobre ręce, najlepiej otrzymując za to mniej lub bardziej symboliczną opłatę. Publikujemy ofertę, pojawia się chętny i co dalej?

decyzja_odbiorcy_2_450px

W pierwszej kolejności, ustalamy docelową cenę za produkt, w szczególności, gdy wskazaliśmy, że cena jest do negocjacji. Ustalając cenę należy także wziąć pod uwagę koszt dostawy produktu do odbiorcy – kto płaci? W jakiej formie i kiedy? Mamy więc dwa parametry cena i koszt przesyłki. W sytuacji, gdy odbiór będzie osobisty, koszt przesyłki nie wchodzi w grę. W takiej sytuacji, łatwiej też jest ustalić formę płatności. Przy drobnych produktach, płatność odbywa się przeważnie w momencie przekazania produktu. Innym rozwiązaniem jest nadanie przesyłki z płatnością realizowaną w momencie odbioru przesyłki (tzw. usługa „za pobraniem”) – odbiorca może płacić za produkt lub/i za koszt przesyłki. Jeżeli chodzi o samą płatność, może też odbyć się wcześniej, przed wysłanie produktu – przelew na konto lub inna forma płatności elektronicznej

Na powyższym diagramie (w BPMN) zastosowanodecyzję” opartą o zdarzenia (ang. exclusive event-based gateway), ponieważ to osoba zainteresowana i jej decyzje wpływają na dalszy przebieg procesu. Taka sytuacja występuje w dwóch miejscach – na początku procesu, gdy ustalany jest sposób dostawy, a potem gdy ustalany jest sposób płatności za produkt.

h1

Gdy zakupy się nie udają

Luty 12, 2018

W samoobsługowym procesie, o którym pisałem w poprzednim wpisie, wiele elementów może pójść nie tak. Z jednej strony proces może się zakończyć w nieakceptowalnym czasie (ryzyko terminu), może nie spełnić oczekiwań Klienta (kolejne ryzyko), a także mogą wystapić inne zdarzenia będące materializacją różnych ryzyk, określanych mianem ryzyk operacyjnych dla procesu biznesowego.

Wśród takich ryzyk operacyjnych możemy na przykład wyróżnić (istnieją także ryzyka):

  • ryzyko błędów ludzkich (np. pracownik sklepu internetowego umieszcza w paczce nieodpowiedni produkt lub w niewłaściwej ilości)
  • ryzyko związane z uszkodzeniem mechanicznym sprzętu (np. brak reakcji ekranu na dotyk)
  • ryzyko związane z infrastrukturą (np. brak możliwości połączenia z serwisem on-line ze względu na obciążenie sieci lub/i słaby zasięg; brak miejsca na urządzeniu w celu zapisania wymaganych informacji; brak zgodności wersji przy przenoszeniu listy itp.)

lista_zakupow_risk450px

W szczególności to ostatnie ryzyko może silnie wpłynąć na podany proces biznesowy – na każdym przejściu między krokami może wystąpić jakieś zdarzenie, którego nie zakładamy. Próbowałem to przedstawić na powyższym diagramie za pomocą strzałek “dwukierukowych”. Dodałem także elementy wpływające bezpośrednio na wykonanie danego kroku w procesie biznesowym – jak np. braku możliwości zapisu listy produktów lub jej aktualizacji.

Samo działanie sklepów internetowych jest oparte na przechowywaniu w sesji pewnej liczby informacji – wyobraźmy sobie, gdyby przy każdym kliknięciu pewne informacje byłyby nadpisywane, np. był czyszczony koszyk. Doświadczyłem takiego błędu w jednym z serwisów, gdy po zalogowaniu, kolejne kliknięcie w jakąś opcję, powodowało powrót do ekranu logowania. Było to bardzo denerwujące. Pewnie szybciej zignorujemy sytuacje, gdy oznaczenie ulubionej zakładki znika niż konieczność powtarzania kroków w procesie.

h1

Zakupy wg listy

Luty 5, 2018

… to mogę sobie wyobrazić kilka reakcji na brak możliwości zakupu produktów w sklepie, ze względu na zakaz handlu. Tak mógłby wyglądać dalszy ciąg poprzedniego wpisu na blogu, w którym omawiałem jeden z pomysłów na poradzenie sobie z zakazem handlu. W sklepie spożywczym, podobnie jak w sklepiej odzieżowym, część produktów możesz obejrzeć, dotknąć, zapoznać się z opisem czy parametrami zaprezentowanymi na produkcie. Są to produkty o innym charakterze, dla których okres oczekiwania na dostarczenie, powinien być zdecydowanie krótszy. Wychodząc do takiego sklepu mamy przeważnie jakąś listę, spisaną lub w myślach. Wiemy produktów o jakim charakterze potrzebujemy – pierwszy obiekt na poniższym diagramie.

Wyobraźmy sobie, że w takie sytuacji, do utworzonej listy produktów w domu, przyporządkowujemy w sklepie produkty, skanując ich kody i budując wirtualną listę zakupów – skanowanie mogłoby odbywać sie podobnie jak korzystając z aplikacji do zdrowego jedzenia. Taką listę zakupów można byłoby załadować do koszyka w sklepie internetowym i zamówić wybrane produkty lub tylko część z nich. Zamówienie można byłoby podzielić na jeden lub więcej sklepów, wybierając te atrakcyjne cenowo i równocześnie dostępne. Proces jest zaprezentowany na poniższym diagramie.

lista_zakupow450px

Wskazany proces budowania elektronicznej listy zakupów kojarzy się z budowaniem listy prezentów na przykład z okazji ślubu. Zaproszeni goście mogą wybrać prezent, który chcą kupić – mogą skorzystać z parametrów produktu, które zostały podane na liście. Czasami wystarczy kod kreskowy produktu (zapisany w postaci numeru), aby dany produkt wyszukać w sieci, a nawet znaleźć produkty podobne.

Tak zbudowany proces opiera się na przekazywaniu i uzupełnianiu obiektu z listą zakupów. Przejście przez proces powoduje uzupełnienie kolejnych cech i zbudowanie listy jednoznacznie wskazującej jej skład oraz pozwalającego określić przybliżoną łączną cenę takiego koszyka produktów.

Im mniej interakcji z obsługą sklepu, tym proces staje się bardziej samoobsługowy. Równocześnie jest to wyzwanie dla sklepu, ponieważ w rzeczywistości produkty położone na półce w takim dniu nie będą schodzić. Jeżeli część klientów sklepu, całkowicie przejdzie na taki proces, rodzi to kolejne problemy związane ze sprzedażą i organizacją dostaw. Oczywiście taki sklep może realizować tak złożone zamówienia, biorąc pod uwagę oczekiwaną lokalizację i czas dostarczenia produktów (np. kolejnego dnia w dzielnicy, w której znajduje się sklep).

Na proponowane rozwiązania związane z zakazem handlu można patrzeć z różnych perspektyw. Można także je rozwijać, upraszczać lub łączyć. Najważniejsze jest to, aby takie proces po wdrożeniu nie generował ryzyka dla firmy/jednostki/sklepu, odpowiedzialnego za jego wdrożenie.

h1

Nowoczesne zakupy – po raz drugi?

Styczeń 29, 2018

Dziś znów będzie nawiązanie do tematu “politycznego”. Od momentu poinformowania społeczeństwa o planowanym wprowadzeniu zakazu handlu w wybrane niedziele różne podmoty handlowe szukają sposobów na kontynuowanie działalności w te dni. Pojawiają się różne pomysły. Po zapoznaniu się niektórym z nich, muszę przyznać, że jeden z nich przypomniał mi mój wpis sprzed ponad 5 lat.

Chodzi o pomysł zakładający, że Klient przychodzi do sklepu i ogląda wystawione produkty, ale nie może zawrzeć transakcji zakupu w slepie. Może przymierzać, wybierać i równocześnie sprawdzać dostępność produktu w internecie. Na podstawie takich działań może zadecydować co dalej z produktem – tak to opisałem w pierwszym wpisie o tytule “Nowoczesne zakupy?”. W tamtej sytuacji, miał wybór – mógł kupić w sklepie lub online. W przypadku analizowanego pomysłu, byłby pozbawiony jednej z tych możliwości – zakupów bezpośrednio w sklepie. Mógłby tylko zamówić produkt w internecie. Nie jestem w stanie i nie chcę oceniać tego pomysłu, jednakże w skrócie mógłby on wyglądać jak na poniższym diagramie.

intelig_zakupy420px

Proces wydaje się prosty i logiczny. Klient wykonuje wszystkie czynności jak przy zwykłych zakupach, z tą różnicą, że nie może wrócić z produktem do domu. Moment otrzymania produktu jest przesunięty w czasie. Sprawdzenie czy taki proces jest zgodny w pełni z wprowadzonym zakazem pozostawiam prawnikom i innym zorientowanym w temacie specjalistom. Ja tego nie wiem i nie chcę to wnikać.

To, na co chciałbym zwrócić uwagę, to fakt, że taka idea zakupów, tj. oglądanie w sklepie, a zakup w Internecie, wydaje się czymś już znanym i stosowanym przez wielu klientów jako ich świadomy wybór a nie narzucone rozwiązanie. Takie podejście do zakupów idzie często równocześnie z uzasadnieniem (z takimi się spotkałem) –  że ten sam produkt w internecie będzie tańszy, może mniej rozciągnięty, dostarczony z jakimś dodatkowym gratisem, w innym kolorze, z możliwością późniejszej zapłaty itd. Sam stosuję takie podejście przy pewnych produktach.

Pytanie, które sam sobie zadaję, to pytanie o moment, w którym zakupiłbym produkt – jeszcze w sklepie (np. skanując jego kod) czy dopiero w domu. Wszystko zależy od przygotowanego rozwiązania i “korzyści” z jego wykorzystania – zarówno tych finansowych, jak i innych. Na tę chwilę nie wiem, myślę, że przetestuję w praktyce rozwiązanie, z którym będę miał styczność po wejścu zakazu w życie. Jak sobie pomyślę np. o zakupach w sklepie spożywczym… To spróbuję rozwinąć w innym wpisie.

h1

Jak „zatrzymać” pętlę?

Styczeń 20, 2018

Do poprzedniego wpisu dot. algorytmu przydziału zadania, pojawił się komentarz: “Jak w powyższym przypadku zatrzymać pętle? Mam na myśli to, że po kliku przebiegach algorytmu nadal może nie być sędziego.”. Dzięki za komentarz, Postanowiłem temat kontynuować w dzisiejszym wpisie, jednakże nadal nie będę wnikał o jaki rodzaj zadań chodzi podczas przydziału wg algorytmu.

W poprzednim wpisie wskazałem, że momencie braku możliwości przydziału osoby w danym przebiegu, sposobem jest powtórzenie próby przydziału w kolejnym przebiegu. Ten kolejny przebieg, w których uwzględnimy tę sprawę może być rzeczywiście tym następnym lub po jakimś czasie, wszystko zależy od konfiguracji algorytmu. Zgadzam się, że to może nie rozwiązać kwestii.

algorytm_wyjscie_z_petli_440px

Dlatego można też sprawdzić liczbę takich prób lub sprawdzić potencjalnie kiedy – efekt jest zawarty z zdarzeniu Możliwy przydział w czasie T przy wyjściu z bramki po zadaniu Zweryfikuj ograniczenia:

  • będzie dostępna osoba, która ma określoną specjalizację, gdy ten fakt jest ograniczeniem (zarówno ze względu na założone limity jako niedostępność fizyczną);
  • zmniejszy się liczba spraw, która jest obecnie w obsłudze, tj. zostaną zakończone lub zmieni się ich status, gdy obecne wykorzystanie “kolejek” zadań jest ograniczeniem;
  • osoba o największym doświadczeniu mogłaby podjąć się zadania.

Alternatywą dla tych przykładowych rozwiązań, jest przekazanie przy określonych warunkach, sprawy do ręcznego przydziału, do administratora lub do innego forum – zawarte w zdarzeniu Do ręcznego przeglądu i po analogicznej bramce jak powyżej. Zgadzam się, że algorytm powinien przewidywać jakieś wyjście z pętli, aby sprawy nie krążyły w nim bez przydziału, bez rozwiązania. Dla zadań mogą być określone oczekiwane czasy ich rozwiązania lub jednostka je przyjmująca ma zdefiniowane parametry pierwszej rekacji lub nawet rozwiązania danego zadania.

Podsumowując, osoba tworząca założenia dla algorytmu przydziału zadań, może zadecyować o kolejności weryfikacji warunków przydziału, tworzeniu listy osób branych pod uwagę przy danym zadaniu, poziomie skomplikowania algorytmu oraz momentu, w którym potrzebny jest przydział poza warunkami lub wręcz ręczna obsługa. Kształt algorytmu bazuje także na informacji zwrotnej od osób obsługujących, wiedzy o nich oraz sposobie parametryzacji zadań.

 

h1

Przykładowy algorytm przydziału zadania

Styczeń 13, 2018

Od jakiegoś czasu w mediach oraz internecie poruszany jest temat algorytmu przydziału sędziego do zgłoszonej sprawy. Z jendej strony wielu się zastanawia jak działa taki algorytm, z drugiej, stosowne jednostki wskazują, że takiego algorytmu nie mogą ujawnić. Można zrozumieć obydwie strony. Brak ujawnienia tym bardziej ponieważ mógłby zostać np. nieodpowiednio użyty.

Po dzisiejszej dyskusji o algorytmach, o których pisałem już kilkakrotnie na blogu, którą słyszałem w telewizji “śniadaniowej”, postanowiłem, że napiszę wpis właśnie o przykładowym algorytmie przydziału osoby do zajęcia się zadnaiem. Nie będę wnikał, czy dotyczy to sędziów, lekarza, pracownika obsługi czy innej jednostki. Spróbuję to trochę uogólnić.

Załóżmy, że mamy grupę osób (wejście do algorytmu – lista osób) zajmujących się zadaniami zgłaszanymi przez osoby zewnętrzne względem tej grupy. Grupa ta ma określone umiejętności/specjalizacje (jeden z wejść do zadań zaznaczony na zielono na diagramie – specjalizacje osób), pracuje w różnych godzinach/dniach (kolejne wejście oznaczone na diagramie – plany urlopowe) oraz odnotowuje w systemie postęp zadania, jego aktualny status oraz szacowaną datę zakończenia (zebrane wspólnie jako kolejne wejście do kroku algorytmu wskazanego na diagramie – aktualny stan zadań).  Wydaje się, że to silne założenia, jednakże, aby system przydziału działał skutecznie oraz sprawiedliwie (nie wnikając co to znaczy) jakaś informacja zwrotna od osoby obsługującej powinna być.

alogorytm_przydzialu450px

Na powyższym diagramie został zaprezentowany przykładowy (wymyślony przeze mnie) algorytm przydziału zadania do jednej z osób z grupy, który sprawdza w pewnej kolejności określone kryteria (efektem jest zawężona lista osób zaznaczona na niebiesko). Te kryteria powinny działać tak, aby w miarę rozsądnym czasie udało się wybrać osobę. Ostatecznie działanie algorytmu można byłoby uprościć i przydzielać zadania rotacyjnie (osoba 1, osoba 2, … osoba n, osoba 1, osoba 2…) lub losowo (co może skutkować pewnymi dysproporcjami w przydziale zadań lub ich nadmiernym kolejkowaniem u danej osoby). W sytuacji, gdy nie jest to możliwe zadanie może trafić do ręcznego przeglądu lub na przydział z określoną liczbę dni.

Na działanie takiego algorytmu wpływa silnie przyjęte założenie dotyczące samego kolejkowania (założenie zaznaczone na diagramie zmienną Y) – czy danej osobie budujemy kolejkę zadań (może wtedy czekając na decyzję/informację do danej sprawy zająć sie inną), czy też zajmuje się zdaniem i dopiero po zakończenia lub w odpowiednim jego stanie jest przydzielane kolejne zadanie. Każde rozwiązanie ma swoje zalety i wady. Ważne jest również to ile napływa takich zadań w okresie czasu oraz ile średnio zajęcie się danym zadnaiem trwa. Na czas potrzebny na realizację zadania może się także charakteryzować specyficznym rozkładem – to, że większość zadań zajmuje kilka dni, nie znaczy, że nie ma jakiejś grupy zadań, których obsługa wymaga znacznie więcej czasu.

Nie dziwię się więc, że alogorytmu przydziału spraw nikt nie chce ujawniać/udostępniać. Jeżeli ktoś poświęcił określony czas na jego opracowanie, biorąc pod uwagę różne cechy (tak zakładam) oraz go wdrożył, to traktuje to jaką pewne know-how jednostki budującego jej wiarygodność. Tym bardziej jeżeli mówimy o algorytmie przydziału spraw, których rozstrzygnięcie wpływa bardzo zarówno na życie stron postępowania, jak i na opinię danego podmiotu.