Ludzie, Komunikacja, Kontrola, Dane, Klienci to tylko niektóre obaszary, w ramach ktorych moga się pojawić problemy podczas próby zmiany sposobu funkcjonowania organizacji, a w szczególności także jej procesów. Rozwiązaniem wskazanych problemów jest odpowiedni poziom dojrzałości procesowej (CMMI).
- Ludzie – co mają robić ludzie? Jak postępować? Jakie procedury/regulacje obowiązują w danym momencie? Kto działa wg nowych zasad? Gdzie powinienem zgłaszać problemy? Z kim współpracuję?
Cel: Uczestnicy procesu muszą wiedzieć co mają robić, kiedy i posiadać odpowiednie umiejętności i dysponować odpowiednimi zasobami. - Komunikacja– kiedy i jaką zmianę należy zakomunikować? Kto jest odpowiedzialny? Co, od kiedy i do kiedy obowiązuje? Czy informacja jest jeszcze aktualna?
Cel: W ramach konkretnego procesu, należy osiągnąć stan, w którym proces jest przewidywalny, zaplanowany i jest zgodny z obowiązującymi procedurami. Więcej o znaczeniu komunikacji. - Kontrola – jak skontrolować sposób postępowania? Jak sprawdzić czy procesy działają poprawnie? Co jest punktem odniesienia dla obecnego procesu? Czy dana obserwacja jest wynikiem błędnego procesu czy okresu przejściowego?
Cel: Proces musi podlegać kontroli, jego przebieg musi być oceniany, weryfikowany i w zależności od potrzeb poprawiany poprzez wykorzystanie odpowiednich metod. Więcej o kontroli. - Dane – Gdzie są dane? Gdzie powinniśmy przechowywać dokumenty? Kto jest za to odpowiedzialny? Która baza jest źródłem danych a która jest wtórna? Jak wygląda proces przenoszenia, migracji danych?
Cel: Uczestnicy procesu muszą wiedzieć jak postępować i co mają do dyspozycji. Więcej o danych w procesie. - Klienci – Którzy są odbiorcami produktów firmy? Jakie informacje uzyskują? Jakie są produkty, za jaką cenę i w jakim czasie mogą pozyskać? Czy otrzymują informację zgodną z komunikacją wewnętrzną? Czy wiedzą czego mogą oczekiwać? Czy sobie radzą w nowym systemie, z nowymi wymogami?
Cel: Proces ma dostarczać odpowienie efekty, oczekiwane przez Klienta wewnętrznego lub zewnętrznego.
Wskazane elementy, w zakresie docelowego sposobu funkcjonowania procesu, można odnaleźć w definicji procesu dla jednego z poziomów dojrzałości procesowej – dokładnie dla poziomu tzw. Zarządzanych procesów (ang. Managed processes).
Definicja tzw. managed process: “a performed process that is planned and executed in accordance with policy; employs skilled people having adequate resources to produce controlled outputs; involves relevant stakeholders ; is monitored, controlled, and reviewed; and is evaluated for adherence to its process description” (definicja pochodzi z materiałów Uniwersytetu Camegie Mellon), czyli “process wykonywany, który jest zaplanowany i realizowany zgodnie z polityką; zatrudnia ludzi z umiejętnościami, dla których dostępne są odpowiednie zasoby, aby produktować kontrolowane wyniki; angażuje odpowiednich udziałowców; jest monitorowany, kontrolowany i weryfikowany; jest oceniany pod względem zgodności z opisem procesu”.
Modelowanie procesów biznesowych 