Dwa oblicza procesu zarządzania

W literaturze najczęściej spotykanym przedstawieniem procesu zarządzania jest podział na 4 etapy: „planowanie, organizowanie, kierowanie oraz kontrola” (podział z książki J.A.F. Stonera „Kierowanie”). Można powiedzieć, że dwa pierwsze etapy odpowiadają na pytania: „Co chcemy zrobić?” oraz „Jak chcemy zrobić?” Potem następuje działanie kierowane przez odpowiednich członków organizacji. Zaplanowane zadania są wykonywane przez ludzi na odpowiednich stanowiskach. Na koniec szukamy odpowiedzi na pytanie „Co i jak zrobiliśmy?”, czyli następuje kontrola, a dokładnie porównanie efektów działań z planem. Ideę tej zależności prezentuje poniższy diagram.


Strzałki wskazują, że:

  • proces jest inicjowany na pewnym poziomie struktury organizacyjnej.
  • działanie związane z planem jest realizowane na innym jej poziomie.

Równocześnie strzałki pokazują połączenie między dwoma perspektywami procesu – stroną dynamiczną, w ramach której wykonywane są kolejne etapy, przynoszące określone efekty oraz stroną statyczną, czyli strukturą organizacyjną i z nią związanym podziałem zadań. Zadania są podzielone, procesy są inicjowane przez jednych pracowników, a wykonywane przez innych.

Istotnym elementem jest to, że między poszczególnymi etapami procesu następują powiązania i sprzężenia zwrotne. Postęp działania oraz kontrola może powodować nawrót do planowania, zmiany definicji celów, a to powoduje, że zmieniają się kryteria oceny działań. I tym momencie można wskazać, że proces jest inicjowany przez kogoś innego niż początkowo, a to już jest uzależnione od wcześniej wspominanego podziału zadań, a dokładnie tego, kto jest odpowiedzialny za kontrole, kto za zakomunikowanie zmian, a kto za ponowną definicję celów i aktualizację planów. Ta strona statyczna, przejawiająca się podziałem zadań, w pewien sposób powoduje, że proces jest dynamiczny i musi nieustannie reagować na zmiany.