Posts Tagged ‘process’

h1

Robotyzacja – kto jest po drugiej stronie?

Marzec 26, 2017

Chyba każdy kiedyś miał okazję odpisywać na maila lub wiadomość sms, która zawierała treść w stylu “Jeżeli chcesz zrezygnować wyślij NIE…”, “Jeżeli potwierdzasz wyślij TAK..”, “Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, wyślij pustą wiadomość” lub inną treść, którą można sprowadzić do konieczności wykonania postej czynności. Ta prosta czynność to wysłanie pustej wiadomości lub wiadomości o z góry określonej, jednoznacznej treści.

Taką wiadomość może w danym momencie otrzymać kilka, kilkanaście a nawet setki czy tysiące osób. Przeważnie taka wiadomość zwrotna trafia na numer nadawcy lub inny wskazany. Skutek jest widoczny natychmiast lub w zależności od przeznaczenia takiej wiadomości z różnym opóźnieniem, Jedno się jednak nie zmienia, odbiorca w jakiś sposób na tę wiadomość zareagował. Jest to przedstawione na poniższym diagramie.

robotyzacja450px

Odbiorcą tej wiadomości zwrotnej może być człowiek lub system/maszyna. W przypadku pierwszej opcji, dana osoba, czyta wiadomość i wykonuje operację, zgodną z góry określoną procedurą. W drugim przypadku, odpowiednio przygotowane narzędzia, same interpretują treść wiadomości i wykonują odpowiednie akcje. W obydwu przypadkach konieczne jest odpowiednie zareagowanie na literówki w wiadomości czy wiadomości niekompletne. Z punktu widzenia nadawcy wiadomości liczy się to, że zostanie wykonana oczekiwana akcja.

Załóżmy, że mamy pierwsze rozwiązanie i liczba wysyłanych wiadomości, to nie są sztuki, a tysiące wiadomości, wysyłane o dowolnej porze. Wtedy naturalne wydaje się przejście do drugiego rozwiązania. Takie przejście jest określane angielską nazwą robotic process automation (RPA). Idąc od końca tego określenia, mamy: automation, czyli automatyzację. Oznacza to, że jakieś narzędzie wykonuje daną czynność automatycznie bez ingerencji człowieka. Następnie mamy process, czyli wskazanie co tak naprawdę automatyzujemy – określony proces biznesowy. I ostatnia część, najbardziej istotna, czyli robotic. Można powiedzieć, że powtarzalne, monotonne, proste czynności ręczne wykonywane przez urzędnika, pracownika firmy, zą zastępowane odpowiednimi narzędziami, “robotami”, które w sposób zaprogramowany wykonują po kolei wskazane czynności. W powyższym przypadku – przeczytanie wiadomości, jej interpretację i wykonanie akcji. Proces można także określić jako robotyzacja czynności.

Celem takiego procesu jest oszczędność czasu, zmniejszenie kosztów, zwiększenie efektywności procesu oraz lepsze wykorzystanie wiedzy i umiejętności tych pracowników. Taki pracownik mógłby przenieść swój ciężar zainteresowania na sprawy nietypowe, wymagające bezpośredniej interakcji z odbiorcą. Taki pracownik mógłby uczyć również narzędzie w przypadkach, gdy ma problem z interpretacją otrzymanej wiadomości lub reagować na wiadomości, które wykraczają poza przyjęty schemat. Reagowałby przede wszystkim na sytuacje nietypowe. Niektóre z zadań mogłyby trafiać cały czas do pracownika, w szczególności w okresach, gdy początkowa wiadomość ulega zmianie lub rozszerzany jest zakres możliwych odpowiedzi. Zastosowanie takiego rozwiązania trzeba poprzedzić analizą obecnego procesu oraz zważeniem jego wad oraz zalet.

Reklamy
h1

Co dostarczają kroki procesu?

Wrzesień 23, 2015

Ostatnio spotkałem się z pojęciem diagramu procesu, który na bazie kroków procesu równocześnie wskazuje, co one dostarczają. Jest to tzw. Process-Deliverable Diagram (w skrócie PDD). Jest to diagram, który łączy w sobie elementy z dwóch obszarów:

  • kroków/czynności składających się na proces, zaprezentowanych za pomocą diagramu czynności (ang. activity diagram) z notacji UML,
  • obiektów dostarczanych przez proces, zaprezentowanych za pomocą diagramu klas (ang. class diagram) z notacji UML;

pdd2

Pierwszym procesem, który przyszedł mi na myśl, gdy przeczytałem o tym diagramie, był proces realizacji projektu, zaprezentowany na powyższym przykładowym diagramie. Począwszy od inicjalizacji projektu, przez realizację jego kolejnych działań po wdrożenie, na każdym etapie dostarczany (ang. deliver) jest określony “produkt”. Produkty w całości lub częściowo są wykorzystywane na kolejnych etapach procesu. Te produkty można potraktować jako produkty końcowe procesu. Mogą być np. podstawą kolejnych zmian, przeprowadzania szkoleń, wyjaśniania reklamacji, analizy luk procesu.

Podobne rozwiązanie zostało zastosowane przy prezentacji wejść i wyjść w ramach realizacji procesu rekrutacji.