Przesłanki postępu w sprint

Codziennie, o tej samej porze, na 15 minut, przed tablicą papierową, suchościeralną lub elektroniczną, w ustalonym miejscu lub za pomocą ustalonego środka komunikacji (gdy ceremonie odbywają się zdalnie,  lub zespół nie znajduje się w jednym miejscu), cały zespół scrumowy, bez wyjątków, opóźnień spotyka się tzw. daily (dokładnie daily scrum). Jest to spotkanie, które ma umożliwić wymianę zespołowi informacji o tym, czy przybliżamy się do celu sprintu, czy pojawiły się jakieś problemy, czy są zagrożenia. To także okazja do synchronizacji, podjęcia szybkich decyzji oraz ustalenia zasad pomocy czy współpracy. W czasie takiego spotkania każdy z obecnych uczestników powinien zabrać głos i zostać wysłuchanym. To moment oderwania od realizowanych prac i skupienia się w danym momencie na tym spotkaniu – w celu inspekcji prac i odpowiedniego dostosowania (adaptacji) działań. Spotkanie to odbywa się przez cały sprint od momentu jego rozpoczęcia na planowaniu sprint, aż do jego zakończenia. Samo spotkanie może być też jednym z tematów poruszanych na spotkaniu retrospektywy.

Miałem okazję uczestniczyć w spotkaniach daily, które były zróżnicowane pod względem sprawności przebiegu, liczby podejmowanych decyzji czy też zaangażowania członków zespołu. Obserwowałem także spotkania w innych zespołach, których nie byłem członkiem. Co ciekawe można podczas takiego spotkania usłyszeć różne sformułowania i wypowiedzi. Jedni się rozwodzili, inni przechodzili do sedna i w żołnierskich słowach mówili, to, co uważali za stosowne. Uczestniczyłem też w spotkaniu, w którym podczas daily, następowało przejście po blokach tematycznych, przy których każda z osób mogła się wypowiedzieć. W innych spotkaniach, każda z osób wypowiadała się po kolei, jedna po drugiej, czy to alfabetycznie czy też w ustalonej na bieżąco kolejności.

Załóżmy, że mamy 7 osobowy zespół i w ramach danego sprint, trzy wybrane spotkania daily, wyglądały jak na poniższym diagramie pod kątem użytych sformułowań i przekazanych informacji.

daily_diagram1_650px

Można zauważyć, że część sformułowań (jak nie większość) odpowiada na pytania, które „określają” formułę daily – Scrum Guide proponuje następujące pytania:

  • Co zrobiłem wczoraj, co pomogło Zespołowi (Deweloperskiemu) przybliżyć się do osiągnięcia Celu Sprintu? (oznaczone na diagramie zielonym tłem)
  • Co zrobię dzisiaj, co pomoże Zespołowi (Deweloperskiemu) przybliżyć się do osiągnięcia Celu Sprintu? (oznaczone pomarańczowym tłem)
  • Czy widzę jakiekolwiek przeszkody mogące uniemożliwić mi lub Zespołowi Deweloperskiemu osiągnięcie Celu Sprintu? (oznaczone tłem czerwonym)

Każda z osób formułując swoją wypowiedzieć zadecydowała o czym chce powiedzieć i co powinna powiedzieć – w zależności od wykonanej pracy, postępów, tego, co się wydarzyło poprzedniego dnia lub planu na kolejny dzień czy nawet dni. Można powiedzieć, że przeprowadza pewien proces decyzyjny – próba jego zobrazowania znajduje się na poniższym diagramie

Na diagramie dodałem dodatkowe wyjaśnienia, które z jednej strony uzasadniają umiejscowienie danego pytania w drzewku decyzyjnym (ang. decision tree) a z drugiej – tak myślę – wyjaśniają przyjęte założenia. Na diagramie analogicznymi kolorami zaznaczono elementy odpowiadające powyższym pytaniom ze Scrum Guida. Pierwszym pytaniem jest to o zakończenie swoich zadań, ponieważ najbardziej przybliża do realizacji celu sprintu. Kolejne pytania wskazują na postęp w realizacji przyjętych zobowiązań na sprint. Na końcu każdej ścieżki jest pytanie o urlop, które mógłbym pominąć, jednakże nieobecności, w szczególności te niezaplanowane, mogą znacznie wpłynąć na realizację zobowiązań – dlatego to zasygnalizowałem.

daily_diagram2_630px

Analizując wskazane komentarze członków zespołu, można powiedzieć, że odpowiedzi na niektóre pytania można się domyślić . Może być tak, że zespół umówił się na to, że mówi – nie mam problemów lub nie widzę zagrożeń dla realizacji zadań, gdy to jest faktem. Z tego co zaobserwowałem bardziej jest to odpowiedź w domyśle przy założeniu, że jak jest problem, to osoba, która go znalazła, go poruszy. Zespół mógł się także dowiedzieć wcześniej o problemie lub efekcie dotychczasowych prac. Uczestniczyłem też w daily, gdzie padało na koniec pytanie – czy są jakieś problemy lub zagrożenia dla realizacji prac. Przeważnie członkowie zespołu skupiają się na dwóch aspektach – co zrobili i planują robić w kolejnym dniu.

Odpowiadając sobie samemu na te pytania, co w sumie obrazuje diagram, skupiamy się na tym, co jest istotne z perspektywy celu sprintu oraz pozwala się zespołowi zmieścić w ograniczonym czasie dla tego spotkania. W szczególności, gdy informujemy o zakończeniu zadań, które się podjęło, dajemy sygnał zespołowi, że jest przestrzeń na pomoc, dodatkowe zadania lub uzgodnione działania.

Na diagramie umieściłem 2 rozdzielone pytania: o problem i o zagrożenie. Mógłbym to połączyć w jedno pytanie lub zamienić kolejność. Przyjąłem założenie, że najpierw rozwiązujemy problem, który może mieć skutek w braku realizacji danego zadania lub powiązanych. Podobnie jest z zagrożeniem, ale jest to ocena wykonującego zadania, które może się zmienić w przeciągu najbliższego dnia lub po dopytaniu przez członków zespołu, może być ograniczona przez odpowiednią pomoc, dodatkowe wyjaśnienia lub może być istotnym problemem, którym należy się pilnie zająć.

Na diagramie zaprezentowałem tylko trzy dni (opierając się na przykładowych wypowiedziach, które są zebrane z różnych dni), a biorąc pod uwagę, że sprint trwa dwa tygodnie lub dłużej, tych możliwych komentarzy i ich wariantów może wystąpić znacznie więcej i mogą wskazywać na różnorodne podejście poszczególnych członków zespołu. Jednakże idea jest wpólna – są one wynikiem refleksji nad poprzednim dniem oraz tym, co planuje się zrobić kolejnego dnia.

Drzewko decyzyjne w prezencie

Ostatnie tygodnie to okres szału zakupowego oraz przygotowań do świąt. Wielu z nas szuka prezentów dla najbliższych, znajomych, w ramach akcji społecznych czy czasami też dla siebie. Jedni poszukiwania prezentów zaczynają bardzo wcześnie (nie będę wskazywać kiedy, bo pewnie się znajdą tacy, u których podany termin wywoła emocje) a niektórzy zostawiają to na ostatnią chwilę (tydzień, dzień czy nawet godziny przed momentem wręczenia). Jednych prezenty są symboliczne a innych dość pokaźne. Jedni wydadzą fortunę a inni postawią na ręcznie przygotowywane prezenty. Wszystko zależy od dostępnego czasu, funduszy, pomysłu, poznanych lub nie potrzeb odbiorcy, podejścia danej osoby lub przyjętych zasad w danej grupie, rodzinie. Przypomina mi się przygotowywanie prezentów w szkole podstawowej podczas jednej z akcji – założeniem było, że prezent ma być wykonany ręcznie. Ile to powodowało kombinacji… I pewnie tak jest też w przypadku przygotowywania prezentów w dorosłym życiu.

Moim zdaniem podczas przygotowywania prezentów odpowiadamy sobie na następujące pytania (może trochę nieświadomie, ponieważ nasz sposób postępowania wynika z pewnego podejścia i możemy zawsze postępować w określony sposób lub się nad tym nie zastanawiać):

  1. Zamówić gotowy produkt czy przygotować prezent samodzielnie?
  2. Zamówić w okolice domu czy na miejsce, gdzie będziemy dawać prezent (o ile jest taka możliwość)?
  3. Zamówić do punktu odbioru czy bezpośrednio do domu?
  4. Opłacić przy zamówieniu czy dopiero przy odbiorze (o ile jest taka możliwość)
  5. Zamówić kurierem , pocztą czy zdecydować się na odbiór osobisty?
  6. Rozpocząć poszukiwania z wyprzedzeniem czy zostawić to na ostatnią chwilę
  7. Zamówić prezent samodzielnie czy wspólnie z innymi (tzw. „zrzuta”)?
  8. Jaką kwotę przeznaczyć na prezent?

Odpowiedzi na niektóre pytania z powyższych, wykluczają pojawienie się innych pytań. Z kolei pewne pytania wspólnie tworzą pewien zestaw wariantów. Np. Odpowiadając na pytanie (1), że wykonujemy prezent samodzielnie, możemy dodatkowo zastanowić się nad budżetem (8), aby określić ile chcemy przeznaczyć na elementy składowe. Możemy także zastanawiać się nad tym jak dostarczyć prezent do miejsca, gdzie zostanie wręczony. Pytanie o budżet czy moment zakupu w sumie występuje na każdym etapie „zastanawiania się”. Czasami kupujemy bo akurat jest promocja z tytułu black week/friday. A czasami czekamy na przypływ gotówki, ale mimo wszystko planujemy zakup prezentów uwzględniając dostępny czas, przyszły budżet oraz pomysły na prezenty.

zakupy_drzewko_decyzyjne_450px

Układając pytania w odpowiedniej kolejności możemy zbudować „prezentowe” drzewko decyzyjne (ang. decision tree). Czyli zidentyfikowaliśmy pytania, następnie je układamy w kolejności oraz budujemy zależności między nimi. Przykładowe drzewko bazujące na mojej propozycji ułożenia pytań jest przedstawione na powyższym diagramie. Można te pytania ułożyć także w innej kolejności. Można niektóre pominąć lub umieścić „wyżej” lub „niżej” w drzewku. Na szaro są zaznaczone liście (elementy końcowe, ang. leaf node) czyli określone akcje związane z przygotowaniem prezentu. Natomiast na biało miejsca rozgałęzienia (ang. splitting nodes), czyli punkty decyzji/pytania/testu wraz ze wskazaniem numeru pytania, do którego się odnoszą.

Drzewka decyzyjne pokazywałem także w kontekście wyborów, wyboru dostawcy czy scenariuszy dla grup na mistrzostwach.  Powyższe „podejmowanie decyzji” trochę mi przypomina planowanie działań uwzględniając co chcemy kupić (zaczniemy pewnie wcześniej) lub/i do kiedy musimy kupić (zrobimy to tak, aby się wyrobić, nawet rezygnując lub zmieniając wcześniejszy pomysł). Równocześnie mamy ograniczenie w postaci budżetu – co nas sprowadza to trójkąta projektowego (budżet, czas, zakres) lub rodzajów planowania stosowanych w technikach zwinnych.

Tymczasem pozostaje mi życzyć udanych i tafionych zakupów (niech Wasze drzewka będą pomocne), Wesołych Świąt i udanych wypieków o ile się ich podejmujecie.