Posts Tagged ‘cykl deminga’

h1

Informacja zwrotna w duchu PDCA

2 stycznia, 2020

Początek roku czy też koniec roku to często czas podsumowań tego, co się wydarzyło przez dany rok, co się udało, a czego się nie udało zrobić, największych osiągnięć czy porażek. To także czas postanowień, planów na kolejny rok. To także okazja aby spytać o informację zwrotną dotyczącą realizowanych działań. Można to zrobić przygotowując ankietę, która zostanie skierowana do odbiorców/czytelników/klientów itp. Dzisiejszy wpis to krótkie przedstawienie kroków, które są związane z przygotowaniem takiej ankiety.

pdca_400px

Pierwszy krok: Zaplanowanie akcji.
W trakcie tego kroku trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie dlaczego o to pytamy, co chcemy dalej zrobić z zebranymi odpowiedziami – poprawić sposób postępowania, rozszerzyć działania czy może lepiej spełniać oczekiwania. Od tego, na czym nam zależy, będzie uzależniona konstrukcja ankiety i sposób jej dostarczenia do odbiorców.

Pomocnicze pytania są następujące:
– o co chcemy zapytać?
– czy chcemy spytać o konkretne elementy (pytania zamknięte) czy damy możliwość wskazania dodatkowych elementów (pytania otwarte)?
– kto powinien być odbiorcą?
– ilu jest potencjalnych odbiorców ankiety?
– ile dać czasu na udzielenie odpowiedzi a może nie wskazywać czasu?
– w jaki sposób dostarczyć ankietę do odbiorców?
– jak długa ma być ankieta?
– ile czasu potencjalnie odbiorcy będą chcieli poświęcić na udzielenie odpowiedzi?

Drugi krok: Przygotowanie ankiety
W ramach tego kroku definiujemy konkretne pytania, wprowadzamy je do wybranego narzędzia i rozsyłamy do odbiorców. W tym kroku bierzemy też pod uwagę ograniczenia i możliwości dostępnych narzędzi – liczba możliwych odpowiedzi, rodzaje pytań, zabezpieczenie przed podwójnymi odpowiedziami, możliwości personalizacji, opcje eksportu danych sumarycznych oraz detalicznych, dostępne automatyczne podsumowania itd. W ramach przygotowania tego wpisu, opracowałem taką ankietę dotyczącą tego bloga (znajdującą się pod linkiem: https://www.surveymonkey.com/r/LVC5B59) , o której wypełnienie Was proszę. Ankieta wymaga kilka minut czasu i jest anonimowa. Dzięki niej będę mógł tworzyć ciekawsze wpisy i rozwinąć bloga w oczekiwanym przez czytelników kierunku.  Wybrałem sposób dostarczenia poprzez publikację jej we wpisie. Z jednej strony trafi ona do osób, które subskrybowały informacje z mojego bloga a także do tych, którzy trafią w inny sposób na mojego bloga. Umieściłem do ankiety także w bocznym panelu. Gdyby były jakieś problemy związane lub uwagi do ankiety można je umieścić w komentarzu lub napisać do mnie maila na adres wskazany na prawym panelu.

Trzeci krok: Weryfikacja odpowiedzi
W tym kroku analizujemy otrzymane odpowiedzi o odbiorców. Określamy czy wynikają z nich określone akcje. Próbujemy ustalić, które z nich są najważniejsze i którymi powinniśmy się zająć w pierwszej kolejności. Zrobię to po jakimś czasie na bazie otrzymanych od Was odpowiedzi.

Czwarty krok: Wprowadzenie zmian
W ostatnim kroku przystępujemy do realizacji działań usprawniających wynikających z ankiety. Poprawiamy nasze działania lub dodajemy nowe elementy. Po jakimś czasie możemy ponownie wysłać ankietę i na tej podstawie ocenić czy nasze działania przyniosły zamierzony efekty. Następnie działanie można powtórzyć. Takie powtarzalne działanie to tzw. Cykl Deminga. Składają się na niego kroki: Plan, Do, Check, Act. Jest to cykl, który ilustruje zasadę ciągłego ulepszania działań zespołu, organizacji, społeczności itp. W powyższym przykładzie przejście przez poszczególne kroki ma na celu poprawę działania, czyli poprawę jakości bloga. Zbierając informację zwrotną i wprowadzając pewny zestaw działań, po uprzednim ich zaplanowaniu, zmieniamy wcześniejsze mechanizmy. Następnie znów je oceniamy i zmieniamy ponownie aż do postaci, która będzie zbliżona do oczekiwanej postaci.

Zachęcam do wypełnienia ankiety: https://www.surveymonkey.com/r/LVC5B59