Pominięcie kroku użytkownika w procesie

Ostatnio rozmawiając z jednym ze współpracowników, gdy zobaczyłem u niego książkę z biblioteki, zdałem sobie sprawę, że dawno nie korzystałem z tej instytucji. Jedyna moja styczność to artykuły publikowane przez jedną z koleżanek, która próbuje zmieniać oblicze tej instytucji. Książki, które czytam wpadają mi w ręce z dwóch źródeł.

Po pierwsze, jako własny, przemyślany zakup w jednej z księgarni internetowych lub stacjonarnych. Często długo u mnie nie leżą, ponieważ puszczam je w obieg do znajomych, rodziny. A po drugie, w odpowiedzi często dostaję książki od nich. Książki krążą, następują wymiany, dyskusje. W sumie korzystam jeszcze z jednego sposobu, który trochę jest pomiędzy tymi wskazanymi – chodzi o inicjatywy tzw. wymiany książek (ang. book change). Przychodzisz z własną książką lub wcześniej pozyskaną, kładziesz na stół i wybierasz inną. Jakby podobne do „standardowej” wymiany, ale nie wiesz do kogo i czy trafi Twoja książka, czy może będzie czekać na kolejną inicjatywę.

Widać tutaj kilka procesów, które dzieją się dynamicznie, często bez wsparcia systemowego, patrząc z punktu widzenia Czytelnika. Może poza księgarnią internetową, ale tu i tak cały proces zależy w dużym stopniu od Czytelnika. Kwestię zakupów przez internet poruszałem wielokrotnie więc pominę szczegóły.

biblioteka450pxWchodząc jednak do biblioteki, dla odmiany – najpierw następuje sprawdzenie czy książka jest bibliotece, czy jest dostępna, na ile można ją pożyczyć. Potem następuje jej poszukiwanie na półce a potem odnotowanie w systemie.

Piszę trochę o tym bezosobowo, ponieważ działania tez można wykonać samodzielnie lub trzeba zdać się na pracownika biblioteki. Te 2 warianty zostały zaprezentowane na powyższym diagramie.

Załóżmy teraz świat idealny, że nikt nie musi szukać książki na półkach. Można to osiągnąć, gdy to system dokładnie wie w którym miejscu ta książka się znajduje. Zastąpienie kroku ręcznych poszukiwań (kroki czerwone) przez działania systemu (kroki zielone) – zobrazowane na powyższym diagramie – wymaga wykorzystania mechanizmów do oznaczania książek, ich identyfikacji, mapowania miejsca oraz odpowiednich „drogowskazów” na półkach. System mógłby po wyszukaniu dostępnej książki, umożliwić użytkownikowi, pokazanie ścieżki dostępu do danej półki oraz podświetleniem miejsca jest odłożenia na półce – np. poprzez graficzną wizualizację.

Uogólniając można powiedzieć, że zastąpienie pracy użytkownika, wymaga wdrożenia dodatkowych mechanizmów, zebrania dodatkowych danych lub zmiany sposobu rozpoczęcia procesu. Fizycznie oznacza to wykorzystanie mniej lub bardziej nowoczesnych rozwiązań/technologii.

Zadanie: Reguła biznesowa

W artykule „A New Information Systems Paradigm: What does a Business Analyst Needs to Know?” na ModernAnalyst.com autorzy przybliżają czytelnikom serwisu ewolucję systemów informacyjnych i sposobu ich tworzenia. Przechodzą od prostych rozwiązań, wymagających więdzy po stronie szeroko pojętego biznesu nt. choćby tworzenia zapytań SQL, aż do rozwiązań nowoczesnych, rozbudowanych z implementacją systemów klasy workflow, wspartych silnikami baz danych i nie tylko.

Jednym z elementów, które poruszają, jest zarządzanie regułami biznesowymi i tworzenie systemów wspierających ich definiowanie, przechowywanie oraz wykonywanie. Tzw. BRMS (Business Rules Management System, czyli System Zarządzania Regułami Biznesowymi) są nieodłącznym elementem tworzonych systemów. Powstają one trochę przez analogię do wspomnianych jakiś czas temu przeze mnie BPMS (Business Process Management System, czyli System Zarządzania Procesami Biznesowymi) czy DBMS (Data Base Management System, czyli System Zarządzania Bazą Danych).
Załóżmy, że mamy następującą regułę biznesową, wykorzystywaną w korespondencji wysyłanej z systemu:

  • Płeć: mężczyzna → powitanie: Pan;
  • Płeć: kobieta oraz Stan: mężatka → powitanie: Pani;
  • Płeć: kobieta oraz Stan: wolny → powitanie: Panna;

Reguła jest bardzo prosta i to co się rzuca w oczy, w przypadku pierwszej reguły, stan cywilny nie ma znczenia. Powyższą regułę można byłoby w łatwy sposób zapis w bazie danych – jako 3 wiersze, z 3 atrybutami.

Powyższy artykuł przypomina, że w celi opisu takich reguł powstawała Decision Model Notation (DMN) – notarcja modeli decyzyjnych. Artykuł nie rozwija tego tematu, ale w Internecie można znaleźć informacje. W szczególności na stronach brcommunity.com wskazują, że definiowanie reguł jest związane z ich wielokrotnym użytkowaniem. Jest to silne wsparcie dla osób projektujących proces, za pomocą notacji BPMN 2.0, gdzie została przygotowana opcja „BusinessRuleTask”. Służy ona do wołania o wynik poszczególnych reguł. Od notacji BPMN można przejść do postaci wykonawczej poprzez zastosowanie BPML. Przykład zastosowanie tego typu zadania – BusinessRuleTask- został wskazany na powyższym diagramie BPMN. Zadania tego typu oznaczane są przez symbol pogrubionej „tabelki”.

W biznesie można spotkać się z dwoma typami reguł biznesowych – reguły ogólne, mające zastosowanie do wielu procesów, mających miejsce w różnych miejscach orgranizacji oraz reguły szczególne, wykorzystywane w danym procesie biznesowym. Opis reguł biznesowych jest ważnym elementem, który pozwala na zrozumienie działania procesu oraz okoliczności jego wykonania. Często są to tabele lub diagramy drzewiaste ze względu na różnorodnosć powiązań. Samo wykonanie reguł biznesowych może zostać zaimplementowane w różnych sposób – może to być np. tabela bazy danych, na której wykonywane są zapytania SQL a wynikiem jest wynik reguły. Na konferencjach często można usłyszeć w jaki sposób implementować reguły i w jakich sytuacjach. Równocześnie zwracana jest uwaga, aby sposób ich definiowania i przechowywania pozwalał na ich późniejsze aktualizowanie bez konieczności zmiany systemu odwołującego się.

Co to jest elektronizacja procesu?

Ostatnio przeczytałem w Internecie informację o tym, że „Urząd Komunikacji Elektronicznej wdrożył system bezpośrednich i gwarantowanych płatności internetowych PayByNet.”. W krótkim artykule pojawia się stwierdzenie, że system pozwoli na „elektronizację procesu składania wniosków”. Co to oznacza? Nie jest to często stosowane określenie. Z ciekawości więc wrzuciłem fragment „elektronizacja procesu”  w wyszukiwarkę. Okazało się, że pojawia się on najczęściej w kontekście procesów związanych z elektronizacją procesu składania wniosków, przesyłania, przyjmowania, weryfikacji, akceptacji dokumentów. Można też zauważyć, że pojawia się element akceptacji takiego wniosku, najczęściej w procesach związanych z HR, czasem pracy itp.

Samo słowo „elektronizacja” sugeruje, że coś się staje „elektroniczne” i tak jest w rzeczywistości. Elektronizacja procesu biznesowego obejmuje kilka działań, których pełna realizacja przyczynia się do sukcesu takiego wdrożenia. Poniżej wskazuję 3 główne działania.

Po pierwsze, zmieniany jest sposób przechowywania dokumentów. W tym celu wymagane jest wdrożenie elektronicznego repozytorium dokumentów. W repozytorium będą zawarte zarówno dokumenty przygotowane w postaci elektronicznej w dostępnych narzędziach wspierających pracę biurową, jak i dokumenty zeskanowane. Pewne dokumenty będą występować w obydwu postaciach, a inne w jednej lub drugiej. Każdy dokument jest odpowiednio oznaczony i opisany, tak, aby możliwe było jego sklasyfikowanie, późniejsze wyszukanie (i wykorzystanie). Oznaczenie dokumentu wynika ze specyfiki procesu, w którym on powstał.

Po drugie, realizacja procesu zostaje przeniesiona do systemu wspierającego. Systemem wspierającym może być prosty lub bardziej skomplikowany system typu workflow (wspierający przepływ pracy). Więcej o tym w najbliższym czasie.

Po trzecie, uproszczeniu ulega proces kontroli realizowanego procesu, poprzez wprowadzenie reguł automatycznych na każdym etapie jego realizacji. Przykładowo, przeprowadzając elektronizację procesu składania wniosku o dofinansowanie wczasów można wprowadzić walidację wypełnionego formularza. Przy złożeniu wniosku papierowego walidację należałoby wykonać ręcznie, odesłać do poprawy i ponownie sprawdzić. Przy okazji zmniejszana jest pracochłonność procesu.

Proces „elektronizacji” jest procesem trudnym. Wymaga zmiany podejścia przez wszystkich uczestników procesu, tak, aby możliwe było zrealizowanie zaplanowanych korzyści, takich jak ograniczenie pracochłonności, spadek kosztów procesu, przestrzeni dyskowej czy wzrost konkurencyjności. Wiele wdrożeń, opisywanych w ofertach, w przykładach, publikacjach, chociaż nie używa tego sformułowania w nazwie lub opisie, w rzeczywistości dotyczy powyżej wskazanych działań. Największym wyzwaniem jest pierwsze z działań, ponieważ zmienia przyzwyczajenia ludzi, którzy od długiego czasu pracują na papierach, a w efekcie wdrożenia, muszą się przestawić na czytanie dokumentów elektronicznych, przeglądanie wniosków na ekranie (np. zamiast papierowego wniosku o urlop, przeglądają dane w systemie).

„Świąteczne” procesy – inna perspektywa

Dziś będzie trochę nietypowo. Co dopiero minął świąteczny czas – przygotowania, świętowanie, odpoczynek itd. W czasie tego czasu, wielokrotnie były przygotowywane listy – zakupów, składników, potraw do wykonania, gości, prezentów, czy postanowień noworocznych. W szczególności przygotowywane były ciasta – sprawdzony przepis, lista składników, pieczenie. Prawie każdy wypiek można sprowadzić do takich czynności jak: przygotowanie składników, przygotowanie ciasta, przygotowanie nadzienia, dodanie nadzienia (czy to bakalii do keksa czy maku do makowca), pieczenie, chłodzenie, dekorowanie (np. lukrem) oraz jedzenie.

Wykonując te czynności nawet się nie zastanawiamy, że one mają charakter mniej lub bardziej skomplikowanego procesu, w który zaangażowani są ludzie oraz maszyny (które jak najbardziej mogą być uczestnikami procesu). Idąc dalej można powiedzieć, że pewne czynności mają charakter sekwencyjny a pewne synchroniczny.

Diagram w BPMN przedstawia ten prosty proces przygotowania ciasta.

Zastanówmy się nad cechami tego procesu:

  1. zorientowany na wykonanie zadania, czyli upieczenie ciasta
  2. wykonywany zgodnie z procedurą, czyli przepisem zawierającym informację o kolejnych czynnościach, wyborach,
  3. wykonanie kolejnych czynności oznacza postęp procesu, przybliżenie do efektu końcowego,
  4. może zostać wykonany przez dwie osoby, jedna osoba przygotowuje ciasto, a druga równocześnie przygotowuje nadzienie
  5. wiadomo, który uczestnik jest za co odpowiedzialny.
  6. czynności do wykonania są znane, czas oczekiwania na wyrośnięcie oraz pieczenie również, co pozwala na ustalenie kolejności oraz momentu rozpoczęcia poszczególnych czynności,
  7. po upieczeniu ciasta, przechodzi się do innych zadań związanych ze świętami, proces nie jest powtarzany,
  8. czynności są ze sobą powiązane czasowo,

Wymienione cechy pozwalają na określenie rodzaju procesu, jego perspektywy. Można rózróżnić proces sekwencyjny (określane także jako diachronic) oraz synchroniczny (synchronic). Cechy (1), (2). (3), (5), (6), (7) są właściwe dla procesów sekwencyjnych. Pozostałe dwie – (4) oraz (8) – dla procesów synchronicznych. O dokładnym rozróżnieniu można poczytać w standardzie konsorcjum SCIPIO.

Ciekawą cechą jest (6). Jest ona istotna dla procesów workflow (strumieni pracy), gdzie lista zadań jest wykonywana w określonej kolejności przez określonych uczestników.