Słuchając wypowiedzi lekarzy, polityków, publicystów, śledząc publikacje na temat tego, co się obecnie dzieje w Polsce i na świecie w kontekście występującej pandemii, zacząłem się zastanawiać w jaki sposób można spojrzeć na podejmowane przez różne podmioty działania. Jedni wprowadzają pracę zdalną, inni wstrzymują produkcję, oferowanie usług. Jedni patrząc z wielką obawą w przyszłość, a inni są jeszcze spokojni.
Pojawiają się nowego ograniczenia, sposoby postępowania, akcje społeczne, wyrazy solidarności. Uczniowie muszą się przestawić na inny tryb nauki, osoby przyzwyczajone do bardzo aktywnego trybu życia, muszą zwolnić i zostać w domu. Osoby, które planowały różne spotkania, wyjścia na koncerty, uroczystości czy inne działania, muszą zmienić swoje plany. Ograniczają często swoje codzienne działania wymagające wyjścia z domu, do zakupów, krótkiego spaceru z dala od innych. Część osób nie może w cale wychodzić.
Każda z tych osób, podmiotów, państw walczących z epidemią/pandemią, analizuje problem, z którym się mierzy, którego doświadcza. Zbiera dostępne fakty/informacje, obserwuje zachowanie innych jednostek/podmiotów i ocenia je poprzez pryzmat swojego doświadczenia, potrzeb oraz możliwości. Przeprowadza diagnozę sytuacji w danym momencie.
W kolejnym kroku, zastanawia się na czym mu zależy, co chce osiągnąć w danej sytuacji oraz jak chce się zmierzyć z tym problemem. Czego oczekuje, że się wydarzy. Rząd może powiedzieć, że chce zmniejszyć obciążenie szpitali, zmniejszyć ryzyko masowych zachorowań czy też zoptymalizować wydatki w tym trudnym okresie. Podmiot chce zapewnić na przykład przetrwanie biznesu. A zwykły obywatel nie chce się na przykład zarazić. Jest to tzw. określenie oczekiwanego efektu działań.
W zależności od tego, kto określa problem oraz swój cel, może się pojawić różna koncepcja działań. Decydent określa jakie są możliwe działania, kroki do podjęcia, na kim możemy się wzorować, jakie są potrzebne zasoby oraz co dotychczas zrobiliśmy w celu osiągnięcia celu. Na bazie publikacji dotyczących pandemii, pojawiają się na przykład koncepcje działań, które określane są jako model europejski, chiński czy też krajów azjatyckich, patrząc globalnie na całe państwa, regiony. Każde z podejść ma jakieś skutki, prognozowany przebieg, czas dojścia do celu i ryzyka. W ramach wyboru koncepcji działania, następuje prognozowanie tego co się wydarzy.
Te ryzyka, przebieg, potencjalne efekty oczekiwane i uboczne muszą zostać wzięte pod uwagę podczas wyboru najlepszego rozwiązania do zastosowania. Ocena koncepcji działania odbywa się w gronie wybranych osób, przez jedną osobę, korzystając z wiedzy ekspertów dziedzinowych czy po prostu przez wyznaczony do tego komitet lub powołany organ decyzyjny. Na poziomie na przykład podmiotu gospodarczego może to zrobić właściciel czy zarząd. W ramach gospodarstwa domowego, może to być ocena zainteresowanej osoby czy też całej rodziny. Planowane są odpowiednie działania, kolejne kroki wynikające z podjętej decyzji. Są podejmowane odpowiednie działania przygotowawcze oraz angażowane niezbędne zasoby.
Podjęta decyzja, przygotowany plan – można zacząć działać. Rząd informuje o podjętych działaniach, wdrożonych zasadach. Podmiot gospodarczy informuje pracowników o tym, co nastąpi w najbliższym okresie i jak ma działać podmiot. Rodzina wprowadza w życie ustaloną koncepcję działania (może to być na przykład zakupy tylko rano, poprzedzone krótkim spacerem, bez odwiedzania zbyt wielu miejsc).
Po jakimś czasie, konieczna jest ocena podjętych działań. Dzięki temu wiemy czy są skuteczne, czy potrzebne są modyfikacje, czy przyniosły planowane efekty czy nie wygenerowały nowych ryzyk, a także czy nie zminiło się otoczenie i sytuacja. Obserwując różne podmioty ma się wrażenie, że po pierwszym podejściu (na przykład będziemy sprzedawać na wynos), zmieniają założenia (na przykład zamykamy lokal lub ograniczamy dotychczas podjęte działania).
W powyższym opisie, pewne elementy pogrubiłem. Są to elementy, które nawiązują z jednej strony do teorii sprawnego działania, czyli prakseologii ale także do cyklu rozwiązywania problemów. W sieci Internet można znaleźć wiele publikacji, które określają różne sposoby rozwiązywania problemów, wdrażania zmian, reagowania na nietypowe sytuacje. Wybrałem pewne uogólnienie, wzorując się na kilku publikacjach i zaprezentowałem je na powyższym diagramie.
Działanie w takich krokach ma zastosowanie na różnych poziomach życia gospodarczego, społecznego oraz prywatnego – między innymi w sytuacji, gdy pojawia się nowa sytuacja, problem, z którym trzeba się zmierzyć. Poradzenie sobie z pandemią to celowe działanie ludzkie, zmierzające do oczekiwanego efektu (ograniczenia efektów, zmniejszenie liczby zachorowań, rozłożenie zachorowań w czasie itp.). W powyższych wyjaśnieniach pojawia się sformułowanie o wyborze najlepszego rozwiązania spośród możliwych w danym momencie i przy określonych okolicznościach. Równocześnie jest mowa o tym, że dążymy do pewnego oczekiwanego efektu. Podejmując decyzję odnośnie napotkanego problemu można spojrzeć na to jak na pewien projekt, w którym musimy spojrzeć na dwa aspekty – zarówno sprawność samego działania, jak i jego efektywność. I na koniec oceniamy czy działania były warte podjęcia i osiągnęliśmy trwały sukces, czy może porażkę. Wkrada się tutaj oczywiście niepewność, ponieważ z jednej strony nie wiemy wszystkiego o wirusie, a z drugiej nie wiemy do końca czy podjęte działania przyniosą oczekiwane efekty. Decydent narzucający/rekomendujący sposób postępowania dla innych, nie wie czy i w jakim zakresie będzie on stosowany.
Zachęcam do zapoznania się z różnymi metodami rozwiązywania problemów i przyjrzenie się temu, co się dzieje obecnie z ich perspektywy – moja próba spojrzenia jest powyżej. Czasami można wyraźnie zauważyć poszczególne etapy (zasygnalizowane przez wypowiedzi osób) lub je odczuć na własnej skórze (jak realizacja zaleceń co do braku zgromadzeń). Obecny trudny czas, gdy wszyscy mają wspólny problem do rozwiązania, jest idealnym obrazem (pozwolę sobie użyć takiego sformułowania) każdego z tych etapów. I w sumie każdy z nas, zauważy w różnym stopniu, czy komunikowany efekt wystąpił i w jaki sposób nastąpiło przejście w kolejny cykl tego procesu. Choć mam wrażenie, że już jesteśmy w kolejnym cyklu (pewnie kolejnym z wielu).
—
Za inspirację do poruszenia tego tematu, a dokładnie tematu prakseologii, dziękuję jednemu z obserwatorów mojego bloga, który odniósł się w komentarzu na LinkedIn do mojego wpisu o metodzie start-stop-continue z 2 marca 2020.
Modelowanie procesów biznesowych 