Proces „oczami” metody 5W2H

Na szkoleniach miękkich w różnych sytuacjach jest przytaczana metoda 5W2H, służąca do identyfikacji oraz analizy problemów. Metoda ta polega na zadaniu pytań: Kto? (ang. Who?), Co? (ang. What?), Gdzie? (ang. Where?), Kiedy? (ang. When?), Dlaczego? (ang. Why?) oraz Jak (ang. How?) i Ile? (ang. How much?). Metodę tę można także użyć do analizy procesu – poznania go, co jest pierwszym krokiem przed próbą jego poprawy.

Ponad rok temu opublikowałem na blogu wpis o marnotrawstwie w procesie. Proces z tego wpisu, dotyczący przygotowania raportu, jest idealnym przykładem do pokazania działania tej metody. Na diagramie przytoczono ten diagram z modyfikacjami –  uproszczenie oraz oznaczenie kroków, które pozwalają na odpowiedź na niektóre z tych pytań.

Odpowiedzi na te pytania są następujące:

• Kto? Z kroków procesu można wywnioskować, że osoba odpowiedzialna za przygotowywanie raportów.
• Co? Efektem procesu jest przygotowanie raportu w postaci pliku i wydruku. Krok z efektem został zaznaczony na diagramie na czerwono.
• Gdzie? Proces nie odpowiada na to pytanie. Proces mógłby się odbywać w dowolnym podmiocie.
• Kiedy? Proces realizowany jest pojawieniu się danych źródłowych. Można założyć, że dane źródłowe są generowane cyklicznie. Krok został zaznaczony na zielono na diagramie.
• Dlaczego? Raport jest przygotowywany w procesie dla jego odbiorcy. Jest przekazywany po przygotowaniu. Może być używany do podejmowania decyzji.
• Jak? Raport jest tworzony ręcznie przez pracownika. Później generuje i drukuje plik PDF. Kluczowy krok zaznaczony jest na niebiesko.
• Ile? Proces realizowany w ten sposób jest pracochłonny. Wykonywane są ręcznie kolejne czynności. W tym czasie pracownik mógłby wykonać inne zadania, więc ponoszony jest pewien koszt. Pewne czynności wydają się nieuzasadnione (analiza we wskazanym wcześniej wpisie).

Spoglądając na proces z takiej perspektywy, możemy także określić elementy, których tak naprawdę nie wiemy o procesie lub tylko przypuszczamy, że jest on realizowany w określony sposób. W powyższych odpowiedziach, w niektórych punktach używałem stwierdzenia, że “można założyć” lub “wywnioskować”. Dodając do procesu:

• informację o częstotliwości (zmieniając zdarzenie inicjujące z “pustego” na czasowe) lub
• użytkowniku (umieszczając proces w prostokącie z nazwą roli) lub
• odbiorcy raportu (poprzez umieszczenie akceptującego raport)

można usprawnić poszukiwanie odpowiedzi na powyższe pytania. Takie działania powodują, że diagram procesu jest lepiej udokumentowany i łatwiej nim zarządzać. Elementy zostały zasygnalizowane na diagramie linią przerywaną.

Reklama