Po ostatnim tygodniu, mam taką refleksję. Gdy dwie grupy są zaangażowane wspólnie w przygotowanie jakiegoś produktu, a wynik pracy jednej grupy staje się podstawą pracy drugiej, to końcowy efekt jest obarczony ryzykiem, że nie będzie oczekiwany z tym na początku. Dlaczego tak może być?
Wyobraźmy sobie, że dwie jednostki dowolnej firmy przygotowują raport. Pierwsza jednostka przygotowuje wsad, a druga uzupełnia go o resztę informacji – taki proces jest zaprezentowany na poniższym diagramie. Na końcu procesu raport może przyjąć dwa stany: „Oczekiwana prezentacja raportu”, „Niepoprawna prezentacja raportu”. Stany te są skutkiem różnych działań. Oczekiwanym działaniem jest zachowanie formatu danych. Łatwo powiedzieć, ale często trudniej wykonać. Przykładów nie trzeba szukać daleko – zapis dat może być różny – jedni oczekują formatu dd-mm-rrrr, inni rrrr-mm-dd, a często mamy daty jako dd-mm-rr lub rr-mm-dd. Jak dorzucimy do tego jeszcze znaki oddzielające i stosowanie tzw. timestampa, czyli formatu data+godzina to już się robi zamieszanie.
Odpowiadając na pytanie „Dlaczego?” można powiedzieć, że:
- informacja przy przekazaniu raportu była niewystarczająca,
- nie doprecyzowano założeń i formatu raportu,
- obydwie jednostki korzystały z różnych narzędzi/konfiguracji,
- prawdopodobnie zastosowano różne formaty dla tego samego charakteru danych w poszczególnych częściach raportu,
- druga jednostka niepoprawnie zinterpretowała zawartość przekazanego wsadu,
Wystąpienie takich problemów powoduje, że proces się wydłuża, ze względu na konieczność poprawy raportu. Wymają także działań zapobiegających na przyszłość, jeżeli raport ma być przygotowywany cyklicznie. Jest to związane z rodzajami ryzyka w procesie biznesowym i zarządzania nimi, a także z rozwiązywaniem problemów (krótko i długoterminowym).
Modelowanie procesów biznesowych 