Co to jest elektronizacja procesu?

Ostatnio przeczytałem w Internecie informację o tym, że „Urząd Komunikacji Elektronicznej wdrożył system bezpośrednich i gwarantowanych płatności internetowych PayByNet.”. W krótkim artykule pojawia się stwierdzenie, że system pozwoli na „elektronizację procesu składania wniosków”. Co to oznacza? Nie jest to często stosowane określenie. Z ciekawości więc wrzuciłem fragment „elektronizacja procesu”  w wyszukiwarkę. Okazało się, że pojawia się on najczęściej w kontekście procesów związanych z elektronizacją procesu składania wniosków, przesyłania, przyjmowania, weryfikacji, akceptacji dokumentów. Można też zauważyć, że pojawia się element akceptacji takiego wniosku, najczęściej w procesach związanych z HR, czasem pracy itp.

Samo słowo „elektronizacja” sugeruje, że coś się staje „elektroniczne” i tak jest w rzeczywistości. Elektronizacja procesu biznesowego obejmuje kilka działań, których pełna realizacja przyczynia się do sukcesu takiego wdrożenia. Poniżej wskazuję 3 główne działania.

Po pierwsze, zmieniany jest sposób przechowywania dokumentów. W tym celu wymagane jest wdrożenie elektronicznego repozytorium dokumentów. W repozytorium będą zawarte zarówno dokumenty przygotowane w postaci elektronicznej w dostępnych narzędziach wspierających pracę biurową, jak i dokumenty zeskanowane. Pewne dokumenty będą występować w obydwu postaciach, a inne w jednej lub drugiej. Każdy dokument jest odpowiednio oznaczony i opisany, tak, aby możliwe było jego sklasyfikowanie, późniejsze wyszukanie (i wykorzystanie). Oznaczenie dokumentu wynika ze specyfiki procesu, w którym on powstał.

Po drugie, realizacja procesu zostaje przeniesiona do systemu wspierającego. Systemem wspierającym może być prosty lub bardziej skomplikowany system typu workflow (wspierający przepływ pracy). Więcej o tym w najbliższym czasie.

Po trzecie, uproszczeniu ulega proces kontroli realizowanego procesu, poprzez wprowadzenie reguł automatycznych na każdym etapie jego realizacji. Przykładowo, przeprowadzając elektronizację procesu składania wniosku o dofinansowanie wczasów można wprowadzić walidację wypełnionego formularza. Przy złożeniu wniosku papierowego walidację należałoby wykonać ręcznie, odesłać do poprawy i ponownie sprawdzić. Przy okazji zmniejszana jest pracochłonność procesu.

Proces „elektronizacji” jest procesem trudnym. Wymaga zmiany podejścia przez wszystkich uczestników procesu, tak, aby możliwe było zrealizowanie zaplanowanych korzyści, takich jak ograniczenie pracochłonności, spadek kosztów procesu, przestrzeni dyskowej czy wzrost konkurencyjności. Wiele wdrożeń, opisywanych w ofertach, w przykładach, publikacjach, chociaż nie używa tego sformułowania w nazwie lub opisie, w rzeczywistości dotyczy powyżej wskazanych działań. Największym wyzwaniem jest pierwsze z działań, ponieważ zmienia przyzwyczajenia ludzi, którzy od długiego czasu pracują na papierach, a w efekcie wdrożenia, muszą się przestawić na czytanie dokumentów elektronicznych, przeglądanie wniosków na ekranie (np. zamiast papierowego wniosku o urlop, przeglądają dane w systemie).

Reklama