PoDajCie dAlej, czyli trochę o PDCA

Wielokrotnie w organizacji można się spotkać z sytuacją, gdy dana informacja, dokument jest przekazywana zgodnie ze strukturą organizacyjną lub w poprzek struktury. Różne działania w jednym Pionie funkcjonalnym mogą odbić się w innym Pionie. Można usłyszeć, że „oni tak robią, może też spróbujemy? Osiągają dobre efekty”. Takie sformułowanie może się zarówno odnosić do komunikacji, zarządzania projektami, realizacji procesów, wprowadzaniu zmian czy po prostu w ramach określonego procesu. Np. Zmiana wyceny pracy, wprowadzenie rozliczeń wewnętrznych między współpracującymi jednostkami, nie zawsze musi oznaczać, że taki sposób postępowania przyjęty został przez wszystkich. A co jeśli się sprawdza? Albo zaobserwowano, że można go było zmienić i zaadaptować? Dobre rozwiązania warto podawać dalej, weryfikować i aktualizować, w szczególności, gdy dane jednostki są uczestnikami jednego z głównych procesów organizacji.

Na powyższym diagramie wskazano różnej długości procesy, w które zaangażowane są jednostki z różnych pionów. W ramach każdego z tych procesów konieczne jest zadbanie o spójność działania, tak, aby proces był efektywny i sprawny. Dodatkowo zaznaczono – poprzez znaczek dokumentu – miejsca styku jednostek, potencjalne miejsca, gdzie występują różnice w działaniu i które należy zbadać. Kierunki dalszego dostosowania – podaj dalej – zostały zaznaczone linią przerywaną. W ich likwidacji może być pomocne podejście PDCA.

Podejście PDCA (tzw. Cykl Deminga) zakłada, że po Zaplanowaniu działań (ang. Plan), następuje ich realizacja (ang. Do), po czym efekt zaplanowanych i zrealizowanych działań jest sprawdzany (ang. Check). Po sprawdzeniu i określeniu różnic, możliwości, koniecznych modyfikacji następuje ich wdrożenie (ang. Act). Wdrożenie nie następuje samo w sobie, zostaje zaplanowane, działania są włączone do dotychczasowych planów. Sam proces zaczyna się od początku. W pewnym momencie na kolejnych punktach styczności proces ulegnie poprawie. Doświadczenia (ang. lessons learned) można podać dalej do kolejnego punktu i rozpocząć proces doskonalenia procesu od początku (a raczej go dalej kontynuować).

Reklama