PROCA, czyli proces zarządzania ryzykiem

Dzisiejszy wpis będzie trochę odbiegał od poprzednich. Jednakże pozwoli na wprowadzenie dodatkowego elementu w przedstawianiu przykładów oraz spojrzeń na procesy biznesowe oraz ich modele. Chciałbym dodać element ryzyka. Nie chciałbym tłumaczyć co oznacza ryzyko, niepewność (można o tym przeczytać w wielu publikacjach w internecie)

W publikacjach na temat zarządzania ryzykiem, pojawia się następujący proces (cykl) zarządzania ryzykiem:

1. Identyfikacja ryzyka
2. Ocena ryzyka
3. Wybór i planowanie reakcji na ryzyka
4. Monitorowanie i kontrola

Poniższy diagram (przy użyciu notacji BPMN, oddając bardziej ideę niż przepływ procesu) prezentuje moje podejście do procesu zarządzania ryzykiem – PROCA.

Podejście to, składające się poniższych kroków pochodzących z rozwinięcia liter nazwy – PROCA – można wyjaśnić następująco:

• Przygotowanie – w ramach którego nastąpi identyfikacja ryzyk, ich ocena oraz wybór właściwej metody postępowania w celu zapobieganiu zdarzeniom bądź umiejętności radzenia sobie w sytuacji, gdy określone zdarzenie wystąp
  
• Realizacja – krok procesu, którego celem jest postępowanie zgodnie z przygotowanym i co ważne zakomunikowanym planem działania. Na powyższym diagramie wejściem do procesu „Realizacji” są dwa elementy – zakończenie prac przygotowawczych lub/i wystąpienie zdarzenia ujętego podczas identyfikacji ryzyk.
• Obserwacja – bardzo ważny krok procesu, w którym uczestnicy działań projektowych lub prowadzonej działalności operacyjnej, obserwują otoczenie pod kątem zakomunikowanego planu, a także możliwych do pojawienia się nowych szans lub zagrożeń. Świadomość zmieniającego się otoczenia i tego, że decyzje są podejmowane w warunkach niepewności, pozwala na zmniejszenie ryzyka braku realizacji zaplanowanych celów. Przy wejściu do tego kroku, na diagramie pojawia się zdarzenie związane z czasem. Obserwacja może odbywać się także w sposób uporządkowany, na cyklicznych spotkaniach, podczas kŧórych następuje przegląd dotychczasowych działań oraz ewentualnie burza mózgów o obserwacjach, sugerowanych zmianach.
• (Ciągła) Aktualizacja – wyniki obserwacji, zebrane informacje zwrotne od uczestników procesu, powinny być przeglądane i analizowane pod kątem wpływu na wcześniej zakomunikowany plan działania. Jeżeli okaże się, że konieczne jest dostosowanie, powinno zostać wykonane i przekazane do realizacji. I w tym momencie pojawia się pętla, której zakończenie jest związane z końcem projektu (o ile pewne ryzyka nie zostały przeniesione na proces wykorzystujący produkty projektu) lub zmianą przebiegu, warunków realizacji procesu. Stąd właśnie przy określeniu tego kroku oraz w samej nazwie podejścia słowo „Ciągła”.

Tak określony sposób postępowania kładzie nacisk na 3 aspekty:

• zmienność otoczenia i konieczność jego obserwacji
• to, że plan postępowania nie jest stworzony na zawsze i powinien podlegać weryfikacji.
• to, że nieodłącznym procesem tego procesu jest komunikacja