Wejścia i wyjścia w procesie

Diagramy zaprezentowane w poprzednim wpisie – diagram procesu w BPMN oraz wizualizację myślenia systemowego – można spróbować połączyć na jednym diagramie, powstałym na bazie diagramu aktywności dla procesu biznesowego. Na poniższym diagramie zostały dodane wejścia do kroków i wyjścia z kroków (kierunek strzałek obrazuje to, czy dany obiekt jest wejściem czy wyjściem z danego kroku procesu).

Można zauważyć, że:

• niektóre wejścia/wyjścia pasują do kwestii zobrazowanych na diagramie myślenia systemowego – np. „Akceptowalna stawka”;
• niektóre kwestie z diagramu można potraktować jako cechę wejść/wyjść – np. „Liczba zgłoszeń” jest cechą „Listy zgłoszeń”;
• niektóre kwestie z diagramu nie są związane z wejściami/wyjściami a bardziej są cechą charakterystyczną dla całego procesu – np. „Czas realizacji rekrutacji”;

Istotne jest to, że cechy wejść do poszczególnych kroków wpływają zarówno na realizację danego kroku, jak i całego procesu. Takimi cechami mogą być liczba zgłoszeń, jakość zgłoszeń, czas potrzebny na zapoznanie się z danym zgłoszeniem, stopień dopasowania poszczególnych zgłoszeń do opisu stanowiska pracy itd.

Świadomość takich powiązań ułatwia realizację procesu. W szczególności, gdy dany uczestnik procesu ma świadomość, że efekt (i jakość) realizacji jego zadania zostanie wykorzystany dalej w procesie, wpłynie na działania dalszych uczestników procesu. Właśnie do pokazania takich zależności w ramach procesu w kontekście produktów dla klientów wewnętrznych procesu można wykorzystać myślenie systemowe. Na analizie wejść/wyjść procesu jest oparte narzędzie SIPOC pochodzące z metodologii Six Sigma (ale o tym innym razem).