Reengineering a komunikacja w firmie?

“Restrukturyzacja procesów, która zgodnie ze swą ideą przebiega poprzez przemyślenie i zaprojektowanie od nowa procesów, może spowodować, że zostaną naruszone aktualne kanały komunikacji między różnymi pracownikami. Pracownicy, którzy wymieniają między sobą informacje lub dzielą się wiedzą, w wyniku zmiany przebiegu procesu, jego zinformatyzowania, mogą stracić połączenie między sobą. Mogą się nie odnaleźć w nowych realiach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jeden z pracowników może zostać przeniesiony lub zwolniony, ponieważ jego umiejętności mogą zostać ocenione jako już nieistotne. Firma traci pewien zasób wiedzy, a pracownik, który się z nim komunikował musi poszukać nowej osoby, która pozwoli mu na starcie swoich doświadczeń z nowym kontekstem, z doświadczeniami innych. Firmy decydujące się na przeprojektowywanie procesów biznesowych często nie zdają sobie sprawy z kanałów, sieci połączeń występujących poza określonymi grupami roboczymi.”

Więcej o wpływie reengineeringu na komunikację w firmie można przeczytać w artykule.

Reengineering – etapy w skrócie

Etapami składającymi się na proces reengineeringu są:

1. Identyfikacja procesów biznesowych, które zachodzą w firmie. Etap ten skupia się na identyfikacji procesów biorąc pod uwagę czas, koszt, znaczenie (priorytetu), problemy pojawiające się przy realizacji danego procesu. Należy także zdefiniować początek i koniec procesu.
2. Wybór procesu do reengineeringu. Firma nie jest w stanie podjąć się przeprojektowania wszystkich, czy też wielu procesów za jednym razem. Dlatego też musi wybrać określony proces.
3. Utworzenie zespołu reengineeringu. Wynikiem tego etapu jest określenie składu grupy roboczej, której zadaniem będzie przeprowadzenie reengineeringu.
4. Analiza procesu. Etap ten ma na celu określenie szczegółowego przebiegu procesu oraz określenie potrzeb klientów danego procesu.
5. Rekonstrukcja procesu. Odbywa się w całkowitym oderwaniu od procesu istniejącego.
6. Wdrożenie rekonstrukcji. Wdrożenie będzie przeprowadzane całościowo lub za pomocą projektów pilotażowych.

Reinżynieria procesów – modne sformułowanie?

Często można przeczytać, że ktoś przeprowadza, albo zajmuje się reinżynierią procesów biznesowych. Warto jednak zadań pytanie, co to jest w ogóle ta reinżynieria. Sformułowanie wzięło się angielskiego – Business Process Reegineering, w skrócie BPR. Jest to metoda restrukturyzacji działalności przedsiębiorstwa, a dokładniej przeprojektowywania jej procesów. To przeprojektowywanie może być rozumiane zarówno jako wymyślenie nowej postaci procesu, jego racjonalizacja lub też porzucenie – takie wytłumaczenie można znaleźć w literaturze dotyczącej szeroko pojętej dziedziny modelowania i przeprojektowywania procesów – Abramowicz, W. (red), Reorganizacja procesów biznesowych. Business Information Systems ’97.

Jakkolwiek się spróbuje zinterpretować reinżynierię procesów biznesowych, zawsze można wrócić do źródła tego pojęcia i definicji. Metoda ta pojawiła się na początku lat 90-tych, wraz z ukazaniem się publikacji J. Champy’ego i M. Hammera „Reegineering the Corporation”. W publikacji tej podana metoda ta jest rozumiana jako „fundamentalne przemyślenie od nowa i radykalne przeprojektowanie procesów w firmie, prowadzące w sposób dramatyczny do przełomowej poprawy według współczesnych, krytycznych miar jak: koszt, jakość, serwis i szybkość” (zgodnie z tłumaczeniem z książki: Kupczyk, A., Korolewska –Mróz, H., Czerwonka, M. Radykalne zmiany w firmie. Od reengineeringu do organizacji uczącej się.).

Zgodnie z zasadami reengineeringu, proces zmian obejmuje firmę całościowo, począwszy od jej strategii, wartości wewnątrzorganizacyjnych po działalność, możliwości, uprawnienia pojedynczego pracownika. Odbywa się to na wielu płaszczyznach. Jednak trzeba zaznaczyć, że podstawą jest proces. Każde usprawnienie, zmiana pozwala na poprawę, zmianę jednej z miar krytycznych dla firmy.

Cele języka BPML

Podczas tworzenia oraz rozwijania języka BPML, przez grupę BPMI, zostały postawione przed tym językiem następujące cele:

• Połączenie i zjednoczenie integracji na poziomie zewnętrznym i wewnętrznym w odniesieniu do procesów biznesowych.
• Konsolidacja procesów pracy zorientowanych na czynnik ludzki z procesami wykonywanymi przez maszyny.
• Wykorzystanie rosnącego znaczenia usług sieciowych w biznesie.
• Włączenie w procesy aktualnie wykorzystywanych przez przedsiębiorstwa systemów typu „back-office” i na odwrót, włączenie procesów pod możliwości analityczne i funkcjonalne tych systemów
• Integracja z aktualnie występującymi i funkcjonującymi systemami typu „middleware”w przedsiębiorstwie.
• Wspieranie zmian zachodzących w biznesie (w przedsiębiorstwie).
• Stworzenie korzystnych warunków dla potrzeb wykonania, czy przetwarzania rozproszonego
• Zainicjowanie zmian na rynku w kierunku tzw. rynku procesów.
• Opieranie się na dotychczas istniejących w biznesie standardach.

Cechy BPML

Język modelowania procesów biznesowych BPML ma kilka cech szczególnych:

• Proces jest przedstawiony w postaci kodu wykonywalnego, który jest niezależny od środowiska jego wykonania.
• Zdefiniowany jest wzorzec (standard) dla reprezentacji procesu biznesowego.
• Procesy są jasne, co otrzymuje się dzięki jednoznacznej definicji jego elementów i możliwości ich wykorzystania w procesie.
• Język nie posiada zdefiniowanej semantyki specyficznej dla danej dziedziny.
• Język pozwala na wyrażenie procesów współpracy między obiektami biznesowymi – interfejs procesu.
• Obsługa uczestników różnego typu.
• Język posiada możliwość tworzenia procesów abstrakcyjnych.
• Proces pozwala na rozdzielanie różnego typu relacji zachodzących w procesie (systemowe od biznesowych)
• Procesy mogą być modyfikowane „w locie”.
• Język posiada wsparcie w postaci graficznej reprezentacji BPMN.
• Elastyczność języka pozwala na odzwierciedlanie w procesie realiów świata rzeczywistego

BPML i słownik procesu

BPML, czyli Business Process Modeling Language, jest językiem bardzo elastycznym i o szerokim zastosowaniu. Cechy te wynikają z dwóch faktów. Po pierwsze z tego, że jest oparty na XMLu. Po drugie, ponieważ zawiera tzw. słownik procesu (ang. vocabulary of process).

Słownik procesu zawiera definicję znaczników, określeń, atrybutów, słów kluczowych, definicji przystosowanych do modelowania procesów biznesowych z danej dziedziny.

Można powiedzieć, że BPML jest metajęzykiem.

BPML pozwala na uwzględnienie w procesie następujących aktorów:

• Ludzie i ich organizacje, przedsiębiorstwa.
• Systemy komputerowe,
• Aplikacje,
• Maszyny,
• Dane, informacje i wiedza (są one zarówno przedmiotem, jak i w pewnym sensie podmiotem procesu)
• Rynki (internetowe, wirtualne) – w szczególności w przypadku relacji B2B oraz B2C.

Powyżej wymienieni uczestnicy procesów mogą wchodzić między sobą w różne interakcje - biznesowe oraz systemowe.

Elementy BPMN

W ramach BPMN są wykorzystywane elementy, które można podzielić na określone grupy:

• Obiekty odnoszące się do sekwencji/przepływu procesu (ang. Flow Objects) - zdarzenia, czynności, obiekty decyzyjne (”bramy”),
• Obiekty odnoszące się do połączeń między obiektami przepływu (ang. Connecting Objects)  - sekwencja elementów, komunikaty, informacje dodatkowe,
• Obiekty grupujące inne elementy procesu w grupy o określonym znaczeniu (ang. Swimlanes),
• Obiekty rozszerzające podstawową składnię i interpretacją diagramu procesu – ang. Artifacts  - obiekty danych, grupowanie informacji, informacje użytkownika.

Trochę o notacji BPMN

BPMN jest metodą bazującą na technikach wykorzystywanych w diagramach przepływu, która pozwala tworzyć diagramy procesów biznesowych. Notacja BPMN posiada skończony i jednoznacznie zdefiniowany zbiór elementów graficznych, które pozwalają na budowanie diagramów zrozumiałych zarówno przez projektantów procesów, analityków, jak i kadrę zarządzającą.

BPMN “spełnia” zasady tworzenia metamodeli dla języków modelowania procesów biznesowych, przez co jest bardzo elastycznym narzędziem. Diagram może być zmieniany na każdym etapie życia procesu: od stworzenia, poprzez rozwój, wykonanie, monitorowanie i analizę procesu.

W przypadku notacji BPMN należy podkreślić następujące zalety:

• Czytelność – graficzna reprezentacja jest bardziej zrozumiała niż kod języka, np. xml, na którym jest oparty język BPML.
• Jednoznaczność – wynika to z definicji pojęć i postaci elementów graficznych w notacji. Jest zrozumiała dla różnych grup odbiorców.
• Elastyczność - możliwość zastosowania do różnego typu procesów.
• Możliwość zapisu diagramu w języku BPML.

Dlaczego powstało BPMN/BPML?

Wiele stosowanych współcześnie narzędzi służących do analizowania procesów biznesowych oraz ich reprezentacji za pomocą odpowiednio skonstruowanych diagramów, jest oparte od jakiegoś czasu na wspomnianych wcześniej diagramach przepływu (ang. Flow charts). Jednakże trzeba podkreślić, że możliwości reprezentacji procesów biznesowych za pomocą tych diagramów są bardzo ograniczone.

Ograniczeniem najbardziej widocznym jest to, że pozwala na reprezentację tylko jednego procesu, bez połączeń z innymi procesami. Bardzo rzadko się zdarza, aby procesy istniał niezależnie, sam w sobie, bez żadnych powiązań z innymi procesami. Z tego punktu widzenia jest to wada. Możemy jednak spojrzeć na to również inaczej… Dla osób ze szczebla kierowniczego, dla których potrzebny jest całościowy wgląd w proces, jest to rozwiązanie proste i pozwalające na znalezienie szybkiego porozumienia między menedżerami a projektantami procesów. Widzą jeden proces zapisany za pomocą jednoznacznych symboli graficznych. Nie muszą zagłębiać się w dokumentację, czy wyjaśnienie poszczególnych powiązań. Trzeba jednak to powiedzieć, że ciężar implementacji uwag menedżera spadał na projektantów procesów. W tym momencie, mógł się pojawić problem błędnej interpretacji zmian i ich niewłaściwe naniesienie na diagram procesu.

W związku z powyżej zarysowaną sytuacją, odpowiednie podmioty rozpoczęły prace nad nowymi metodami modelowania i reprezentacji procesów biznesowych. Celem tych prac było stworzenie metody o różnorodnym zastosowaniu i przeznaczonym dla różnych odbiorców. Dodatkowo oczywiście, język musiał być możliwy do przeniesienia na poziom maszynowy.

Jedną z grup pracujących nad taką metodą była grupa Business Process Modeling Inititiative (BPMI) - http://www.bpmi.org

Grupa ta stworzyła notację Business Process Modeling Notation (BPMN), która jest graficznym odpowiednikiem dla języka Business Process Modeling Language (BPML).

Języki modelowania procesów biznesowych

Wśród języków modelowania procesów biznesowych możemy znaleźć takie, które służą do modelowania całości procesu biznesowego lub jego określonej części. Możemy również znaleźć takie, które służą do modelowania usług wspierających procesy biznesowe, a także usługi, których realizację, wykorzystanie i przebieg można nazwać procesem.

Przykładami języków, na które warto zwrócić uwagę są:

• Business Process Modeling Language (BPML): http://www.bpmi.org
• Business Process Modeling Notation (BPMN): http://www.bpmi.org
• Event-Driven Process Chain (EPC) Markup Language (EPML): http://www.epml.de
• XML Process Definition Language (XPDL): http://www.wfmc.org/standards/xpdl.htm
• Business Process Execution Language for Web Services (BPEL4WS or BPEL): http://www.ebpml.org/bpel4ws.htm, http://www.ebpml.org/bpel_2_0.htm
• Business Process Specification Schema (BPSS): http://www.ebxml.eu.org/process.htm
• W3C’s Web Service Choreography Description Language (WSCDL): http://www.w3.org/TR/2004/WD-ws-cdl-10-20040427/
• W3C’s Web Service Choreography Interface (WSCI): http://www.w3.org/TR/wsci/
• Hewlett-Packard’sWeb Service Choreography Language (WSCL): http://www.w3.org/TR/wscl10/
• IBM’s Web Services Flow Language (WSFL): http://www.ebpml.org/wsfl.htm
• Microsoft’s XLANG: http://www.ebpml.org/xlang.htm

Każdy z powyższych języków zawiera w metamodelu różny zestaw pojęć.

Poniżej znajduje się porównanie powyższych języków względem zestawu wcześniej określonych pojęć z metamodelu. Porównanie zostało przygotowane na podstawie: Mendling, J., Neumann, G., Nüttgens, M. (2004), A Comparison of XML Interchange Formats for Business Process Modelling, http://wi.wu-wien.ac.at/Wer_sind_wir/mendling/publications/04-EMISA.pdf